Bakács István: Bevezetés a levéltári munka alapelveibe (Budapest, 1971) 143 p. KÉZIRAT

Irattári és levéltári rendszerek

TJjitás volt a miniszteriumi irattárakban, hogy ha az alapszám terjedelmes /egy vagy több csümónyi/ volt, akkor azt sorrendihelyéről kiemelve a tételhez tartozó iratok után úgynevezett "külön csomóban"helyezték el, s eredeti helyére utalólapot tettek. Tizedes számrendszer Ainig Magyarországon a közigazgatásban az alapszámrendszer különböző típusait alkalmazták, világszerte a tizedes számrendszer alapján történő ügyvitelt vezetik be. Ez a könyvtári tizedes rendszer mintájára jött létre, elsősorban a gazdasági szerveknél, s ez az iratképző szerv tevékenységét tiz főkategóriára, ezek mindegyikét tiz-tiz kisebb kategóriára osztja s.i.t., annyi számjegyig, amenynyit az ügyvitel szükségessé tett. Az Országos levéltár 1929-ben adott szakvéleménye az alapszámos rendszerrel szembeni előnyeit felismerte, E vélemény szerint a tizedes rendszernél az iktatószám önmagában kifejezi azt a tárgykört, amelynek keretébe az ügyirat tartozik, s az ügyvitelben kialakult rendet az irattárnak nem kell megváltoztatnia. Nincs szükség jelzet-változtatásra, mutató és felszerel őköny vekre, s a megőrzésre nem érdemes iratok, számcsoportok szerint könnyen selejtezhetek. Külön kell szólnunk az úgynevezett önmutatós rendszerről, amely főként ugyancsak gazdaságiszerveknél - a vállalatoknál, pénzintézeteknél - érvényesült. Bizonyos alapelvek /országok, termék féleségek/ szerinti iratcsoportokat alakítottak ki, amelyeken belül a levelezőpartnerek betűrendjét alkalmazták, s igy külön segédletere nem volt szükség.