Bakács István: Bevezetés a levéltári munka alapelveibe (Budapest, 1971) 143 p. KÉZIRAT

Irattári és levéltári rendszerek

Irattári és levéltári rendszerek A rendszerek szükségessége Mielőtt a legfontosabb jLovál-bóaci fuladat, az ií^t/snyag ik-;otliatóságát biztosi tó r^ndezéer nvot^diM, j

<

*

T,al lalkoznánk, meg kell ismerkednünk azokkal a rendszerekkel, amelyeket idők folyamán az iratképző szervek a folyó ügyvitelükben vagy pedig irattáraikban kialakítottak, illetőleg amelyeket a levéltárak sajátcs feladataik szolgálatában létrehoztak. Az i! iratképző szervek ügyvitele" alatt nem értjük kizárólagosan egy hivatal ügyirat-forgalmának szabályos menetét, hanem bármely természetes vagy jogi személynek azt az eljárását, amelynek révén az éppen szükségessé vált- iratokat gyorsan és könnyen megtalálhatja. Vagyis az iratké^>ző szerv minden egyes részlegének nemosak arról kell gondoskodni

t hngy a folyó ügyvitel zavartalan lebonyolithatása érdekében iratai el ne kallódjanak, hanem hogy szükség esetén hozzáférhetők, megtalálhatóak legyenekazaz gondoskodnia kellett mindenkor olyan iratkezelési rendszer kidolgozásáról, amelynek segítségével ez a cél megvalósítható. Amikor pedig a napi ügyvitelben már nem szükséges irat^rat átadták az irattáraknak, ugyanezeket a szempontokat kellett alapul venniök, de most már az egész iratképző szerv funkcióját visszatükröző irattári rendszert kellett kidolgozni, hogy a különböző referensektől, ügyosztályoktól stb. az irattárba bekerült iratanyagban tájékozódni tudjanak. Éppen ezért a folyó ügyvitelből azirattárba került anyag-.t nem egyszer átrendezték, uj segédletekkel látták el, vagyis az iratokat a napi ügyvitelben kialakított rendszertől eltérő rendszerbe csopor-