MUNKATERVEK, BESZÁMOLÓK, HOSSZÚ TÁVÚ KONCEPCIÓK

Ember Győző: A Magyar Országos Levéltár öt éve 1966-1970. • 1972. [LK 1972/2. 441-515. p.]

Krónika 461 lyen legyen, csak abban az esetben írtuk elő. ha az anyagnak nem volt a középszintű rendezettség igényének megfelelő egykorú vagy korábbi rendszere, amelyet megtartani, illetve helyreállítani lehetett volna. Ilyen esetben azt kívántuk meg, hogy a rendezés alapjául szolgáló rendszer lehetőleg tárgyi rendszer legyen, hogy az anyag rendszerezése legalábbis a kialakításra kerülő legkisebb levéltári egységek szintjén, de magasabb szinteken is, lehetőleg tárgyi alapon történjék. A középszintű rendezésen több tervperióduson át, hosszú évekig dolgoztunk. 1970 végére elértük, hogy majdnem teljes anyagunkat középszinten rendezettnek mondhatjuk, nem egészen 1 %-a az anyagnak szorult még erre a rendezésre. Már az 1966—1970. évi tervidőszak munkálatainak megtervezésénél döntenünk kellett abban a kérdésben, hogy a középszintű rendezettség elérése után milyen további rendezéssel tegyük anyagunkat még használhatóbbá. Arra az elhatározásra jutottunk, hogy a rendezettség szintjének további mélyítését nem tűzzük ki általános, egész anyagunkra vonatkozó célnak, darabszintű rendezést csak kivételes esetekben fogunk végezni. Annál is inkább dönthettünk így, mivel — a népi demokratikus osztály iratait nem számítva — egész anyagunknak majdnem a fele, 47,07 %-a már 1965 végén darabszinten rendezett volt. A középszintű rendezettség elérése után második nagy rendezési célul azt tűztük ki, hogy anyagunknak azt a részét, amely középszintig rendezett ugyan, rendszere következtében azonban nehezen használható, megmaradva a középszinten, tárgyi alapon átrendezzük, vagy továbbrendezzük. Ezt a munkát középszintű tárgyi át- vagy továbbrendezésnek nevezzük. Átrendezésről beszélünk abban az esetben, ha a korábbi rendszer, amelyet megváltoztatunk, nem tárgyi, továbbrendezésről akkor, ha a korábbi rendszer, amelyet továbbfejlesztünk, tárgyi volt. A meglevő tárgyi rendszert akkor minősítjük meg nem felelőnek, ha a legkisebb tárgyi egységei túl nagyok, egy évre eső terjedelmük meghaladja a normál iratcsomó nagyságát. Tervezési statisztikai felmérést végezve megállapítottuk, hogy egész anyagunknak — figyelmen kívül hagyva a népi demokratikus osztály iratait — 1965 végén 39,50%-a volt olyan rendszerű, amely a könnyen kutathatóság igényeinek megfelelt, azaz tárgyi alapon megfelelően rendezett. A még rendezetlen, 10,74%-ot jelentő anyag mellett, amelynek középszintű rendezését úgy szándékoztunk elvégezni, hogy ez az anyag a középszintű rendezés befejeztével már tárgyilag megfelelően rendezett is legyen, anyagunk 49,76 %-a volt olyan rendszerű, amely a könnyen kutathatóság igényének nem felelt meg. Ezt az anyagot, összesen 17 189,73 fm-t, kellett volna tehát középszinten maradva, tárgyi alapon át- vagy továbbrendezni. Ilyen nagy mennyiségű anyag át- vagy továbbrendezése évtizedek munkáját igényelte volna. Hogy ezt a munkát, amennyire lehet, megtakarítsuk, megvizsgáltuk, hogy milyen esetekben nincs féltétlenül szükség az át- vagy továbbrendezésre, mikor minősíthetjük az anyagot tárgyilag ugyan megfelelően nem rendezettnek, tárgyi át- vagy továbbrendezésre mégsem szorulónak. A következő elvi álláspontot alakítottuk ki. A középszintű tárgyi át- vagy továbbrendezést nem tartjuk szükségesnek olyan esetekben, amikor a kérdéses anyag történeti forrásértéke jelentéktelen, vagy terjedelme fél folyóméternél kisebb, vagy jol használható darabszintű segédlet van hozzá, vagy végül darabszintű segédletet szándékozunk hozzá készíteni. A fenti alapon anyagunk tárgyilag megfelelően nem rendezett 49,76 %-ából