LEVÉLTÁRI ANYAG ŐRZÉSE

Mikrofilmezés - Borsa Iván: Jogi bizonyítás mikrofilmmel. • 1980. [LSZ 1980/1–2. sz. 167-172. p.]

kitűnjék, hogy milyen oldal, melléklet stb. maradt ki. Ezt a következőképpen célszerű elvégezni: - a kimaradt (sérült) oldal, melléklet stb. előtti legalább két olyan oldalt újból le kell fényképezni, amelynek megvan a felvétele, ezt követően le kell fényképezni a hiányzó oldalakat (mellékleteket stb.) majd utána le kell fényképezni azt a legalább két oldalt, amelynek a képkockája a korábban készült mikrofilmen már megvan; az így készült anyag a tekercs elejére, illetőleg végére vagy új tekercsre kerül; - ha a mikrofilm készítője a hiányzó részt a korábban felvett tekercsbe ragasztás útján kívánja betoldani, az előzőek szerint kell eljárni azzal, hogy a beülesztett rész első kockáján azt kell feltüntetni, hogy a korábban készült mikrofilm hiányzó kockájának pótlása érdekében bizonyos (megjelölt) felvételek megismétlése után iön a hiányzó rész maid ennek felvétele után a meglevő felvételek ismétlése, végül a következő rész a korábbi mikrofilmből; - tekercs elszakadása esetében a szakadt rész pótlása az előbbiek szerint történik; - bármilyen módon történő pótlást a nyüvántartásban fel kell tüntetni (vö. a 2.42 ponttal). 2.4 A mikrofilm ellenőrzése A mikrofilm elkészülte után azt ellenőrizni kell abból a szempontból, hogy - a mikrofilm a műszáki követelményeknek megfelel-e (jól olvasható, műszakilag hibátlan, jó felvétel stb.); - megtartották-e az eredetivel való azonosság biztosítására szolgáló követelményeket (2.3 ). 2.41 Ha az ellenőrzés eredményeként a mikrofilm műszakilag nem megfelelő, új felvételt kell készíteni, és a rossz felvételt érvényteleníteni kell. Ha a mikrofilm csak részben nem felel meg, illetőleg a 2.34 alatt felsorolt valamely adat hiányzik, a hibás részekről újabb mikrofilmet kell készíteni és azt az említett módon a mikrofilmhez kell illeszteni, a hiányzó részeket pedig pótolni kell. 2.42 Az ellenőrzés során hibátlannak talált mikrofilmet, illetőleg a hibák kijavítása és a hiányok pótlása után elkészített mikrofilmet a nyilvántartásba be kell jegyezni és fel kell tüntetni abban az ellenőrzés megtörténtét és eredményét. 2.43 A hibás, de a fentiek szerint pótolt felvételeket lyukasztással kell érvényteleníteni. 2.5 A mikrofilm nyilvántartása , Minden mikrofilmről nyüvántartást kell készíteni. A nyilvántartás bekötött, számozott lapokból álló, hitelesített könyv. A könyvet az vezeti, aki a mikrofilmet készíti. A hitelesítést az erre kijelölt szerv végzi. A nyilvántartás tartalmazza mindazokat az adatokat, amelyekről az eredeti és a mikrofilm azonossága, az ellenőrzés, ületőleg a hitelesítés megállapítható. Ennek megfelelően a nyüvántartásba be kell jegyezni: - a sorszámot (nyüvántartás sorszámát), - a 2.31 és 2.32 alatt felsorolt adatokat (amelyeket mikrofilm felvételen is rögzíteni kell), - azt a tényt, hogy alapnegatívról vagy másolatról van-e szó, továbbá, hogy az pozitív vagy negatív-e,