LEVÉLTÁRI ANYAG ŐRZÉSE
Állományvédelem - Albrechtné Kunszeri Gabriella–Czikkely Tibor–Körmendy Lajos: A nem hagyományos levéltári anyagok archiválása. • 2004. [LSZ 2004/1. 3-38. p.]
ból álló, a filmre vett anyakönyvek adatait tartalmazó tábla.5 Ekkor viszont éppen azt veszítenénk el, amit a kettős rendszerrel megőrizni kívánunk: a proveniencia-elv nyújtotta előnyöket. Mindazonáltal van egy köztes megoldás: mindkét elvet alkalmazni kell, az egyes fondokhoz vagy állagokhoz kapcsolódó táblákat éppúgy, mint az utóbbiak összeolvasztásából létrejövő külön sorozat-táblákat. A szakmai információs rendszer már most is két központi adatbázissal működik: az egyik az őrzött iratok, a másik a mikrofilmtár adatait tartalmazza. Lehet nyitni egy harmadikat is a nem hagyományos anyagnak, ami három rekordból (a fent említett sorozatokból) állna, és mindegyikhez csatlakozna a megfelelő tábla. így aki a teljes sorozatokat kívánja áttekinteni, vagy bennük keresni, itt megtehetné. Az egyes fondokhoz/állagokhoz tartozó táblák automatikus összeolvasztása teljes sorozatokká egy célszoftver feladata lenne (most csak manuálisan nagyon nehézkesen végezhető el), ez egy egyszerű programozási eladat. 5.4. A kialakítandó levéltári sorozatok Sokféle nem hagyományos anyag van a levéltárban, nem kell azonban mindegyiknél külön sorozatot kialakítani. (Ez levéltári szempontból értendő, az anyagvédelmi okok miatt lehetséges a fizikai elkülönítés anyagfajtánként akkor is, ha ez a nyilvántartást nem érinti.) Három anyagtípust érdemes ilyen külön sorozatba gyűjteni: 1) a mozgóképeket, 2) a hangfelvételeket, 3) a fényképeket. Azért célszerű ezeket a csoportokat létrehozni, mert mennyiségük ezt önmagában is indokolja és azonos leírási és kutatási módszereket igényelnek. (Az összes többi típus [pl. pecsétnyomók, textilminták] alkotná a negyedik, vegyes sorozatot.) Amint az előzőekben olvashattuk, a három sorozat anyagvédelmi szempontból valójában nagyon heterogén kollekciókat takar. A mozgókép lehet 8, 16, 35 mm-es film különböző anyagú hordozókkal (pl. nitrofilm, tri-acetátfilm), videoszalag (itt a rendszer lehet eltérő: VHS, Beta). A hangfelvételek lehetnek orsósak vagy kazettásak. A fényképeknél a készítési technika, az anyag és a méret számtalan variációt eredményezhet. A heterogenitás nemcsak a megőrzést teszi nehézzé, hanem a feldolgozást és a használatot is. Egészen biztos, hogy nem érdemes az összes anyag feldolgozását kiszolgáló gépparkot kialakítani. Különösen a mozgóképeknél drágák a speciális berendezések. Ehelyett arra kell törekedni, hogy a nagy tömegben lévő anyagoknál saját gépparkkal történjen a feldolgozás, a kisebb mennyiségű hordozóknál viszont külső céggel kell a szükséges feladatokat elvégeztetni. Levéltári mikrofilmes gyakorlatból ismerjük a biztonsági és az olvasói példány fogalmát: a biztonsági példányt elkülönítetten kell őrizni és csak kivételes esetekben szabad használni, erre az olvasói példányok szolgálnak (analógiaként 1. a 4.2.l-es fejezetet). Mind anyagvédelmi, mind használati okokból a fenti sorozatoknál követni kell ezt a 5 Ez szigorúan vett levéltári szempontból egyébként helytelen, mert az anyakönyvek egy-egy helység plébániájának, egyházközségének fondjához tartoznak, és ezért a rekordoknak a központi adatbázisban lenne a helyük. Az adatok jellege (homogenitása), a fizikai elkülönülés (külön mikrofilm-sorozat), valamint a kutatói igények (családkutatók, akik csak ritkán fordulnak más anyaghoz) arra ösztönözték a levéltárosokat, hogy gyűjteményként kezeljék ezeket az iratokat.
