LEVÉLTÁRI ANYAG ŐRZÉSE

Állományvédelem - Albrechtné Kunszeri Gabriella–Czikkely Tibor–Körmendy Lajos: A nem hagyományos levéltári anyagok archiválása. • 2004. [LSZ 2004/1. 3-38. p.]

gyakorlatot. A feladat azonban jóval nehezebb, mint a mikrofilmnél, éppen a hordozók és formátumok változatossága miatt. Hogy a heterogenitás okozta nehézségeket elkerüljük, az olvasói példányokat egységes hordozóra és formátumra kell konvertálnunk. Ennek a megoldásnak több előnye is van: az olvasópéldányokat könnyű kezelni és karbantartani, ha pedig a későbbiekben megváltoztatjuk a formátum-szabványunkat (azaz ismét konvertálnunk kell), akkor ezt viszonylag egyszerűen és gyorsan végre lehet hajtani. A fő kérdés az, hogy milyenek legyenek az olvasói formátumok? Célszerű olyanokat választani, amelyek jó minőséget adnak és széles körben elterjedtek, hiszen a konvertálás, a kezelés és a másolatkészítés feladata a levéltárra hárul. Mozgófilmek esetében ilyen a VHS videoszalag, a hangfelvételeknél és a fényképeknél pedig olvasói példányként digitális másolatokat célszerű készíteni. A mozgófilmeknél és a hangfelvételeknél arra kell törekedni, hogy a teljes állományról minél hamarabb elkészüljön az olvasói példány, hiszen ez komoly technikai felkészülést és külső cégek bevonását igényli, ami időigényes, és a kutatók-használók igényeit záros határidőn belül ki kell elégíteni (tehát nem lehet őket hetekig várakoztatni, amíg elkészül az olvasói példány). Nincs ilyen kényszer a fotók esetében, mert az egyedi digitális felvételek viszonylag gyorsan elkészíthetők. Tehát itt azt a stratégiát lehet követni, hogy fokozatosan készül el az olvasói állomány, természetesen figyelembe véve a kutatói igényeket (azaz a kutatásra kikért fényképekről soron kívül készüljön elektronikus másolat). Van az egységes olvasói formátumoknak egy komoly hátrányuk: más lesz a biztonsági példányok és az olvasói másolatuk jelzete. A mikrofilmeknél mindkét példány azonos formátumú, ezért azonos a jelzetük is. Tehát pl. a W 1577 sz. filmnek van egy negatív és egy pozitív példánya, amelyek — nem számítva a polaritást — azonosak. A nem hagyományos anyagnál azonban a különböző formátumú biztonsági példányokat külön kell őrizni (nem lenne szerencsés, ha összekeverve sorakoznának a polcokon a 16-os, a 35-ös mozgófilmek, a videók és a magnószalagok), és a formátumra utaló azonosítót kell kapniuk. Pl. 16MF-124, ahol a „16MF" a 16 mm-es filmek azonosítója, a kötőjel utáni szám a szóban forgó tekercset jelenti. Ennek analógiájára lehet képezni a 35 mmes filmek (35MF), a videókét (VHS vagy VBT) és a hangszalagokét (OHF vagy KHF). Az olvasói példányoknak is beszélő" azonosítót kell kapniuk a mozgófilm esetén ez V (videó) lenne, hiszen minden biztonsági példány videóra lesz konvertálva. Azt a prob¬

lémát hoev a biztonsági és az olvasói Déldánv azonosítója eltérő könnven mee lehet oldani: a nyilvántartásban pontosan fel kell tüntetni mind a két azonosítót: pl. 35MF-165/V-354 A fénvkéoek esetében eevszerűbb a helvzet ott eléé eev azonosító az amit a biztonsági példány kap a digitális másolat fájlneveit pedig eszeriní kell képezni- pl az FK4325.tiff nevű fájl az FK-4325-ös fényképről (biztonsági példány) készült. 5.5. A sorozatok leírása Az előzőekben tisztáztuk a nem hagyományos anyagok levéltári nyilvántartásának alapkérdéseit. Az informatizált levéltárakban a nyilvántartás és a segédlet (a leírás) csak a képernyőn válik szét, hiszen minden, a fondokra-állagokra vonatkozó adat egy adatbázis rendszerben van integrálva. Ha mégis valamilyen megkülönböztetést kívánunk tenni, akkor azt mondhatjuk, hogy a központi adatbázisban a nyilvántartási adatok dominálnak,