LEVÉLTÁRI ANYAG ŐRZÉSE

Állományvédelem - Albrechtné Kunszeri Gabriella–Czikkely Tibor–Körmendy Lajos: A nem hagyományos levéltári anyagok archiválása. • 2004. [LSZ 2004/1. 3-38. p.]

kesén működnek, sok utánajárást kívánnak. Más a helyzet a számítógépes rendszereknél, ahol minden automatizálható. Afelől nem lehet kétségünk, hogy a nem hagyományos anyag nyilvántartását és segédletrendszerét elektronikus úton kell létrehoznunk és működtetnünk. 5.3. Az alkalmazandó számítógépes rendszer A Magyar Országos Levéltár szakmai információs rendszere egy központi és több csatlakozó adatbázisból áll. A központi táblában levéltári intézménycsoporttól állagszintig történik az iratok leírása, ebben az adatok szigorúan szabványosítottak, a rekordok (irategyüttesek) közötti kapcsolatokat a rendszer kezeli és érvényesíti, a kontextusok pedig fontos részét képezik az adatoknak. Az állag alatti szintek leírása két helyen történhet: a központi adatbázisban, egy változó hosszúságú mezőben vagy az állagrekordhoz csatlakozó táblákban. Az eddigi gyakorlat szerint a szöveges jellegű információk (pl. rövid tartalmi leírások a sorozatokról) a változó hosszúságú mezőbe kerülnek, az ún. adatbázis jellegű adatok pedig csatlakozó táblába (ezek szabványos, gyakran ismétlődő rövid információk, pl. egy anyakönyvi gyűjtemény adatai, mint vallás, helynév, helynévváltozatok, születési, házassági és halálozási kezdő, ill. záróévek stb.). Fontos tulajdonságuk a csatlakozó tábláknak hoev struktúrájuk szabadon definiálható ennen azért hogy azt az állagonként változó adatoknak megfelelően alakítsuk ki. Ez nagyon fontos szempont, mert amint azt az alábbiakban látni fogjuk, több szabványos sorozatot (mozrókéoek fénvkéüek hangfelvételek) kell kialakítani és ezeknek más és más az adat¬

szerkezek. ' Ha a nem hagyományos anyagokat külön sorozatokba csoportosítjuk, a leírásuk pedig csatlakozó táblákban történik, mégpedig mindig annak a fondnak vagy állagnak a rekordjához rendelve, ahova eredetileg tartoztak, akkor az előző oldalakon részletezett dilemmát lényegében megoldottnak tekinthetjük: a központi adatbázis reprezentálja a proveniencia-elv szerinti leírást, a csatlakozó táblák pedig a kiemelt anyagnak megfelelő leírásokat. A központi adatbázisban a szoftver kezeli a rekordok közti kapcsolatokat, a leírás fontos része a kontextus-információ, ugyanakkor egy kattintással át lehet lépni a csatolt táblákra, lehet az összes táblában keresni egyszerre stb., summa summarum egy rendszerbe integráltuk az eltérő szakmai alapelvek szerint készült leírásokat. A dolgok azonban nem ilyen egyszerűek, ennek a rendszernek is vannak hátrányai, amiket ki kell küszöbölni. Az előzetes felmérés alapján kirajzolódó kép azt mutatja, hogy a Magyar Országos Levéltárban jóval 100 fölött lesz azoknak a fondóknak/állagoknak a száma, ahonnan ki kell emelni a nem hagyományos anyagot. Ez azt jelenti, hogy az adatbázisban ennyi rekordhoz fog csatlakozni egy vagy több tábla, ami a nem hagyományos anyagsorozatokat (pl. mozgóképek, fényképek, hangfelvételek) rendkívül fragmentálttá teszi, olyanynyira, hogy áttekintésük csak fáradságos munkával végezhető el. Megoldás lehetne erre a gondra az, ami az anyakönyvi mikrofilmgyűjtemény esetében működik: a központi adatbázis egy fondjához (Anyakönyvi filmek gyűjteménye) csatlakozik a 4000 rekord-