IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Cseh Gergő Bendegúz - Köbel Szilvia (szerk.): A GDPR és a levéltárak - különös tekintettel a totalitárius rendszerek irataira, ÁBTL, Bp. 2021. - Mikó Zsuzsanna: Az európai nemzeti levéltárak és a GDPR
98 ■ Mikó Zsuzsanna Az érintetti jogok között szerepel a Rendelet 14. §-a alapján információk rendelkezésre bocsátása abban az esetben, ha a személyes adatokat nem az érintettől szerezték be. A levéltári tevékenységben a személyes adatokhoz való hozzájutásnak ez a tipikus módja, így külön jelentőséggel bír, hogy a Rendelet a közérdekű archiválás esetében itt is kivételt enged. A levéltáraknak azonban célszerű a nyilvános publikus felületeiken tájékoztatni mindenkit, hogy milyen típusú személyes adatokat kezelnek és azt milyen jogalapon teszik. Javasolt bemutatni a személyes adatokhoz való hozzáférés módját és ennek jogszabályi korlátáit. A tájékoztatást lehetőség szerint úgy kell megadni, hogy aki semmit sem tud a levéltárakról, annak számára is érthető legyen. Abban az esetben, ha a levéltárba bekerül egy szervezet, politikai párt vagy szakszervezet teljes iratanyaga, akkor lehetőség van az adott szervezet kommunikációs csatornáit is felhasználni a tájékoztatásra. Ha egy felhasználó a levéltárhoz fordul a rá vonatkozó személyes adatok levéltári kezelésével kapcsolatban, a levéltárnak fel kell készülnie, hogy számára is meg tudjon adni minden szükséges információt. A Rendelet 15. §-a alapján az érintetti jogok között szerepel a hozzáférési jog. Az érintettnek ezen rendelkezés alapján joga van visszajelzést kapni az adatkezelőtől, hogy rá vonatkozóan személyes adatkezelés folyamatban van-e, és ha igen, akkor milyen adatokat kezelnek vele kapcsolatban. A levéltárak munkájuk során nagyszámú szervezettől vesznek át személyes adatokat tartalmazó iratokat segédleteikkel együtt. Sok esetben azonban ezek a segédletek csak általános megjelöléssel tartalmazzák az átadásra kerülő anyagot, és nem tüntetik fel, hogy milyen személyes adatok találhatók az iratokban. Több esetben az iratok eredeti rendje is felborulhat, és így nem azonosíthatók be a személyes adatokat tartalmazó irategyüttesek. Mindezen problémákra tekintettel a levéltárak nem tudnak eleget tenni a rendelkezés előírásának. Ezt elismerve ad lehetőséget ezen rendelkezéstől való eltérésre az európai szabályozás. Természetesen a kivételes szabály nem ad felmentést a levéltárosoknak az alól a kötelezettség alól, hogy mindent meg kell tenniük annak érdekében, hogy az iratanyagot rendezzék, és megfelelő segédletekkel lássák el. Emellett a levéltáraknak minden segítséget meg kell adniuk a személyes adatokban való kutatáshoz és a segédletek használatához. A helyesbítéshez való jog kapcsán a Rendelet szintén eltérési lehetőséget ad a közérdekű archiválásra való tekintettel. A levéltári iratanyag integritásának megőrzése kiemelt szempont, így ezen jog gyakorlása csak korlátozásokkal lehetséges. Az útmutató szerint a gyakorlatban egy kiegészítő nyilatkozat csatolása lehet a megoldás. Példaként emeli ki az elnyomó rendszerek esetében a rendőrségi információkat, amelyek az ellenzékiekkel szembeni fellépés dokumen
