IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Cseh Gergő Bendegúz - Köbel Szilvia (szerk.): A GDPR és a levéltárak - különös tekintettel a totalitárius rendszerek irataira, ÁBTL, Bp. 2021. - Mikó Zsuzsanna: Az európai nemzeti levéltárak és a GDPR
Ki EURÓPAI NEMZETI LEVÉLTÁRAK ÉS A GDPR ■ 97 tot tartalmazó iratok kiválasztása esetében alapvető szempont, hogy az adott dokumentum fennmaradása valóban szükséges legyen, és megfeleljen a levéltári szakmai szempontoknak, vagyis a magyar terminológiát követve, valóban maradandó értéket képviseljen. Emellett, ahogy az többször is hangsúlyozásra kerül a dokumentumban, a megőrzés még nem jelenti egyúttal a hozzáférést is. A levéltárban őrzött dokumentumokhoz való hozzáférést a nemzeti jog szabályozza, ez országonként eltérő lehet, a leghosszabb korlátozást a 120 év jelenti. Amennyiben a személyes adatot tartalmazó levéltári dokumentum a jogszabályok alapján hozzáférhetővé válik, de esély van arra, hogy az érintett még életben lehet, abban az esetben a levéltárosnak biztosítania kell az Európai Unió alapdokumentumának kiemelt alapelvét, az emberi méltóság tiszteletét. Az álnevesítés módszerét egyes esetekben a levéltárak is alkalmazhatják annak figyelembevételével, hogy ne veszélyeztessék az eredeti adatok hitelességét és értékét. Megoldás lehet, hogy elkülönítve megőrzik az eredeti iratot, és emellett létrehozzák az álnevesítés módszerével azt az adatállományt, amely már hozzáférhetővé tehető a felhasználók számára. Külön kérdés, hogy a magánszervezetek által létrehozott levéltárak irataiban lévő személyes adatokra miként alkalmazhatók a GDPR rendelkezései. Jó néhány magánszervezet küldetésének tekinti a működése során keletkezett történeti dokumentumok megőrzését és hozzáférhetővé tételét. Nem világos azonban, hogy ezekben az esetekben is alkalmazhatók-e a közérdekű archiválásra vonatkozó kivételes szabályok. A Rendelet 5. § (1) b) és e) pontja ugyan lehetővé teszi a kivételes szabályozást a történeti kutatás céljaira hivatkozással is, de nem egyértelmű, miként biztosíthatók ebben az esetben az érintetti jogok. Ez a kérdés egyértelműbbé válhat, ha a nemzeti hatóságok és az európai joggyakorlat útmutatást ad. Az útmutató önálló fejezetben taglalja az érintetti jogok és a levéltári kötelezettségek közötti összefüggést. Az útmutató hangsúlyozza, hogy a közérdekű archiválás célja szerinti kivételek alkalmazása nem lehet abszolút értékű a levéltárak számára. Vagyis a levéltáraknak különösen szem előtt kell tartani, hogy meg kell tenni minden technikai és szervezeti intézkedést a személyes adatok védelme érdekében. Különös jelentőséggel bírhat ez abban az esetben, ha egy élő személy adományoz, ad el vagy helyez letétbe a levéltárban személyes adatot tartalmazó anyagot. Példaként hozza fel az oral history gyűjtemények kezelésére vonatkozó szempontokat. Ebben az esetben az érintett kérését figyelembe kell venni a személyes adatok kezelése során, azonban itt is mérlegelni kell a levéltárosi szakmai szabályokkal való összeegyeztethetőséget.
