IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Cseh Gergő Bendegúz - Köbel Szilvia (szerk.): A GDPR és a levéltárak - különös tekintettel a totalitárius rendszerek irataira, ÁBTL, Bp. 2021. - Mikó Zsuzsanna: Az európai nemzeti levéltárak és a GDPR
94 ■ Mikó Zsuzsanna 11. A levéltárhasználat szabályai A levéltárhasználó felelőssége, hogy az általa használt anyagot a jogszabályi előírásoknak és a kutatási céljának megfelelően használja fel. A későbbi nyilvánosságra hozatal akkor lehetséges, ha az érdemi, és szükséges a kutatási eredményeinek bemutatásához és nem érinti a természetes személy méltóságát és magánéletét. A későbbi találkozásokon a fenti magatartási kódexszel kapcsolatos eltérő vélemények miatt nem sikerült közös álláspontot kialakítani, így az a megállapodás született, hogy más keretek között dolgoznak a nemzeti levéltárak a felmerülő kérdések feldolgozásán. 2018 első felére a nemzeti levéltárak vezetői által felkért munkacsoport egy útmutató kidolgozását kezdte meg. A munkacsoport (European Archives Group) készítette elő megvitatásra 2018 júniusára Szófiában, majd 2018 novemberében Bécsben elfogadásra a szövegtervezetet.2 Az útmutató a címzettekkel kapcsolatban azt rögzíti, hogy a köz- és magánintézményeknek egyaránt segítséget kíván adni a GDPR értelmezéséhez. Tehát nemcsak a nemzeti és állami levéltárak kérdéseire kíván választ adni, hanem bármely intézménynek, amely levéltári iratanyagot őriz. Az útmutató céljai között az szerepel, hogy az alapvető információk közlése mellett gyakorlati segítséget is adjon a GDPR alkalmazásához. Hangsúlyozza az útmutató, hogy kizárólag a levéltári fondokban őrzött iratanyagban található személyes adatokkal kapcsolatban ad útmutatást. Szigorúan elkülöníti a levéltárat mint munkahelyet és az ott dolgozókkal kapcsolatos személyes adatkezelést a levéltári célú adatkezeléstől. Emellett nem vállalja fel azt sem, hogy a levéltárhasználóknak, szerződéses partnereknek vagy akár a levéltári iratot átadóknak adna ezekről a kérdésekről információt. Vagyis a kizárólagos szűkén vett levéltári szakmai kérdésekkel foglalkozik. Felhívja a figyelmet arra is, hogy a GDPR közvetlenül alkalmazandó minden tagállamban, azonban a Rendelet szabályozása sok esetben, így különösen az archiválási célú adatkezelés esetében megengedi a tagállamok számára a saját Guidance on data protection for archive services. EAG guidelines on the implementation of the General Data Protection Regulation in the archive sector https://ec.europa.eu/info/ about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/freedom-information/access-documents/information-and-document-management/archival-policy/ european-archives-group/guidance-data-protection-archive-services_en (A letöltés ideje: 2021. március 22.)
