IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Cseh Gergő Bendegúz - Köbel Szilvia (szerk.): A GDPR és a levéltárak - különös tekintettel a totalitárius rendszerek irataira, ÁBTL, Bp. 2021. - Mikó Zsuzsanna: Az európai nemzeti levéltárak és a GDPR
Ki EURÓPAI NEMZETI LEVÉLTÁRAK ÉS A GDPR ■ 95 szabályozást. Ezekben az esetekben tehát a levéltárosoknak tisztában kell lenniük a tagállamaikban elfogadott speciális szabályozás kérdéseivel. Az útmutató a GDPR néhány alapelvét kiemelve foglalkozik a levéltári adatkezelés tudatosságának erősítésével. Külön kiemeli a GDPR egyik alapelvét, illetve egy másik elvvel való konfliktusát, vagyis az adatminimalizálás kontra hosszú távú megőrzés kérdését, amely alól a Rendelet kivételként szabályozza az archiválási célú adatkezelést, bár felhívja a figyelmet arra is, hogy megfelelő technikai és szervezeti intézkedéseket kell tenni az érintettek személyes adatai védelme érdekében. A levéltárosok számára nem új dolog az az elvárás, hogy a személyes adatokat tartalmazó iratokat csak annyi ideig lehet megőrizni, ameddig azokra szükség van. A levéltári alapfeladatok között szerepel, hogy a levéltári átadásra történő kiválasztás esetében csak azok az iratok kerüljenek be a levéltárakba, amelyek az állampolgári jogérvényesítéshez és a történeti kutatásokhoz szükségesek. Ehhez az útmutató szerint a levéltáraknak nyilvánossá kellene tenniük a levéltári kiválasztási rendszer kritériumait. Az útmutató kiemeli, hogy különbséget kell tenni a személyes adatok megőrzése és hozzáférhetővé tétele között. A szenzitív adatot tartalmazó iratok hozzáférésének kérdésében jelentős eltérések lehetnek akár az egyes adatfajták között is. Az állampolgárok megbíznak a levéltárakban, ezt nem lehet veszélyeztetni az esetleges jogszerűtlen adatkezeléssel. Önálló fejezet foglalkozik az általános elvekkel és azok levéltári relevanciájával. Az átláthatóság elvével kapcsolatban az útmutató kiemeli, hogy az többek között azt jelenti a levéltárak számára, hogy a felhasználók számára jól használható módon közzéteszi a levéltár küldetését, a személyes adatok kezelésének és az azokhoz való hozzáférésnek a módját. Az adatok sérthetetlenségére vonatkozó elv többek között a levéltárak számára azt is jelenti, hogy a rossz gyakorlat nemcsak a személyes adatot tartalmazó iratanyag pusztulásához vezet, amivel a levéltári alapelvek sérülnek, hanem ez egyúttal a GDPR előírásainak megsértésével is jár. A GDPR általános elveit tárgyalva az útmutató kitér arra is, hogy a GDPR deklaráltan kizárólag az élő személyek adataira vonatkozóan szabályoz. Az európai szabályozás azonban lehetővé teszi - és ezzel a lehetőséggel jó néhány tagállam él is - hogy az elhunyt személyek adataival kapcsolatban nemzeti szinten szabályozza az adatvédelem kérdéseit. Ez a szabályozás a levéltárosok számára azzal a problémával jár, hogy miként tudja a levéltáros megállapítani, hogy élő vagy elhunyt személy adatairól van szó. Az útmutató az I. világháborúban harcoló katonákat hozza fel példaként. Ebben az esetben vélelmezhető, hogy elhunyt személyek adatairól van szó, más esetekben viszont megfelelő eljárás
