IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Ügyfélszolgálat, másolatok - Szabó Bence: Nyitott kérdések a levéltárak ügyfeles gyakorlatában. Levéltári Szemle, 64. (2014) 3. 16-18.
Nyitott kérdések a levéltárak ügyfeles gyakorlatában gét/érdekeltségét a keresett ügyiratban. Problematikusnak érzem, hogy mivel a fent említett jogszabályok nem tartalmaznak ilyen kikötéseket, ebből fakadóan a levéltárak — felteszem eltérő — jogalkalmazása, ügyfeles gyakorlata esetenként jogkorlátozó lehet, gondolok itt pl. a kutatás elindításához esetileg bekért meghatalmazásokra, vagy különböző igazolásokra, érdekeltséget alátámasztó dokumentumra, stb. Több tekintetben is hivatkozási pont lehetne a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL törvény (az egyszerűség kedvéért említsük KET-nek), amelynek szervi hatályán kívül esünk, ugyanakkor a levéltárak hiteles másolatok kiadásakor, ügyfélszolgálati megkeresések esetén kvázi hivatalként funkcionálnak. A levéltárakra vonatkozó tételes jogszabályokkal ellentétben itt például meghatározzák az ügyfél személyét és az őt megillető jogokat: „fJgyfél az a természetes vagy jogi személy, továbbá jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, akinek jogát vagy jogos érdekét az ügy érinti, akit hatósági ellenőrzés alá vontak, illetve akire nézve a hatósági nyilvántartás adatot tartalmazd [15. § (1)] — vagyis egy meghatalmazással nem rendelkező harmadik — kívülálló — fél nem kérhetné ki más állampolgárok adatait, iratait, ha mindez a levéltárakat érintő jogszabályokra is érvényes lenne. E tekintetben a földhivatalok ingatlan nyilvántartása kivételként megemlíthető, mely a készítő szervnél nyilvános, ugyanakkor ezen elv deklarálása a levéltári gyakorlatban ugyancsak hiányzik. Hasonló kérdés merül fel a bíróságok ügydöntő határozatai tekintetében is. A nyilvánosság a jogszolgáltatás egyik fontos alapelve és biztosítéka, ez alapján, ha a bíróság a döntést zárt tárgyaláson is hozza, az ítélethirdetés nyilvános, vagyis bárki számára megismerhető. Kérdés, hogy ezen analógia alapján a levéltárakban őrzött bírósági ítéletekbe bárki betekinthet, illetve arról másolatot kérhet-e? Továbbmenve, térjünk rá a KÉT alapján fentebb tisztázott státuszú ügyfél iratbetekintési jogaira: ,yAz ügyfél az eljárás bármely szakaszában betekinthet az eljárás során keletkezett iratba” [68. § (1)], de csak a 15. §-ban definiált ÜGYFÉL — vagy felteszem, annak meghatalmazottja, viszont nem egy harmadik személy. Ez alól van kivétel is, de csak akkor ha „Harmadik személy [.. J igazolja, hogy az adat megismerése joga érvényesítéséhez, illetve jogszabályon vagy hatósági határozaton alapuló kötelezettsége teljesítéséhez szükséges, valamint ha a védett adat megismerésének törvényi feltételei fennállnak” [68. § (3)], de esetünkben ez nem áll fenn, ha az ügyfél úgy dönt, hogy — élve a törvény adta lehetőségeivel — nem igazolja egyik fenti tényállást sem dokumentumokkal. Az iratbetekintéssel kapcsolatos jogosultságok szervesen összetartoznak a másolat készítésének jogával — nem véletlen, hogy a KÉT az eljárás irataiba való betekintés rendelkezéseivel ezt együtt szabályozza: yyAz iratbetekintés során az arra jogosult másolatot, kivonatot készíthet vagy másolatot kérhet. A másolatot és a kivonatot a hatóság kérelemre hitelesíti” [68.§ (5)] Vagyis az ügyfél részére lehetővé teszi a rá vonatkozó ügyiratról készített egyszerű másolat kiadását. Ezzel szemben a levéltárak ügykezelésére vonatkozó eljárásrend jogkorlátozó, ha a jogszabályokban foglaltakat betű szerint vesszük — másképpen elvileg nem is tehetjük. A 10/2002. NKÖM rendelet 50.§ (2) bekezdése szerint ^Tájékoztatás a levéltári anyag alapján) a levéltár a megkeresés teljesítését két módon végezheti el: a) hiteles másolat kiadásával; b) tartalmi kivonat elkészítésével. Az a) változat, vagyis hiteles másolat kiadása esetén — amennyiben nem mentesíti jogszabály — az ügyfelet másolási illeték lerovására kötelezi a rendelet. A b) variáns pedig, mint levéltárban őrzött irat alapján kiállított tényt, körülményt igazoló irat kiadása, megfelel az il17
