IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Ügyfélszolgálat, másolatok - Szabó Bence: Nyitott kérdések a levéltárak ügyfeles gyakorlatában. Levéltári Szemle, 64. (2014) 3. 16-18.
S^abó Bence letékfizetésről szóló törvény és annak alapján megalkotott MNL illetékszabályzat II. pontjába foglalt általános tételű eljárási illetékfizetési kötelezettségnek. Azaz egyszerű másolat kiadását expressis verbis a NKOM rendelet nem engedi meg, noha később, az 50. § (9) pontja mégis hivatkozik rá, mint az ügyfél által készített fénykép és -másolat levéltár által történő hitelesíthetőségére. A jogszabályon belüli és jogszabályok közötti ellentmondás tisztázása, vagyis hogy betekintési jog megilleti-e az ügyfelet, továbbá adható-e az ügyfél részére nem hitelesített, egyszerű másolat a rá vonatkozó, levéltár által kezelt iratokról, véleményem szerint ugyancsak megfontolandó nyitott kérdése lenne az ügyfeles munkának. Az iratbetekintésre jogosult ügyfél kapcsán elérkeztünk egy ugyancsak kényes és szabályozásért kiáltó kérdéshez: a személyes adatok kezelésének problematikájához. Azaz, a levéltárak a hozzájuk forduló ügyfelektől mikor, milyen igazolásokat, okmányokat, kiadmányokat kérjenek, illetve kérhetnek el. Telefonos, e-mail-es megkeresés elegendő-e egy ügyfélszolgálati munka megkezdéséhez, vagy személyesen, illetve postai úton kell a kérelmezőnek hozzánk fordulnia? Elegendő a személyi azonosító adatok és az ügyre vonatkozó érdekeltség bemondásra alapuló, jóhiszemű elfogadása, vagy el kell kérni, esetleg másolatot kell-e/lehet-e készíteni a vonatkozó (okiratokról? Van-e joga a levéltáraknak az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény hatályát figyelembe véve, az adatok hitelességét mérlegelni és például másolatkészítés útján azokat kezelni? Elvileg erre lenne lehetőség, mivel a hivatkozott törvény kimondja: „Személyes adat kizárólag meghatározott célhói, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhetők Ennek pontos eljárásrendje, körülményeinek meghatározása azonban még szintén kidolgozásra vár. Végezetül szólni kell az ügyfélszolgálati feladatellátást, munkaszervezést alapjaiban érintő további lényeges anomáliáról: az ügyintézési határidők kérdésköréről is. E tekintetben a levéltári törvény és a NKOM rendelet nem ad támpontokat, mert az ügyintézési határidőket nem szabályozzák. A fent említett 2004. évi CXL. törvény 21, illetve 15 napos intervallumokat ír elő, az eljáró hatóság és az ügy típusa alapján. Mindenképpen hasznos lenne annak megfontolása, hogy ezt a kérdést szabályzat útján, a levéltári törvény és a végrehajtási rendelet kiegészítésével vagy esetleg a KÉT szervi hatályának a levéltárakra történő kitérj esztés ével rendezzék. Összefoglalva: a levéltárak „hivatali” ügyvitelében, ügykezelési eljárásrendjében számos pontosításra és szabályozásra váró kérdés van. Kit tekinthetünk ügyfélnek, milyen dokumentumokkal kell érintettségét/érdekeltségét igazolni (egyáltalán kell-e), továbbá milyen ügyintézési határidők vonatkoznak egyes ügytípusokra, illetve a levéltárakhoz megkeresést intéző jogi és természetes személyekre. Átlagos esetben mindezen felvetett problémák nem okoznak komolyabb fennakadást a levéltárak jogszerű működésében. Adódhatnak, és adódnak is olyan esetek, mikor — példának okáért — az ügyfélszolgálati gyakorlatban a levéltár a másolat kiadása során a kérelmező számára előnyös döntést hoz, mely azonban más állampolgár érdekével ellentétes; vagy fordítva, a másolat kiadásának megtagadásával korlátozza a kérelmező adatokhoz való hozzáférésének jogait, mellyel más, akár természetes, akár jogi személy érdekeit védi. Ezek ugyan ritka, de nem példa nélkül álló esetek, melyek során a levéltárak részletesen és jogszerűen szabályozott ügyintézési rendjének szerepe különösen felértékelődik. 18
