IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Ügyfélszolgálat, másolatok - Szabó Bence: Nyitott kérdések a levéltárak ügyfeles gyakorlatában. Levéltári Szemle, 64. (2014) 3. 16-18.
Szabó Bence NYITOTT KÉRDÉSEK A LEVÉLTÁRAK ÜGYFELES GYAKORLATÁBAN Mindennapos teendőink ellátása során nem ritka eset, hogy feladatainkat a már évek óta jól bejáratott utakon, megszokott módszerekkel végezzük, legyen szó életszervezésünk apró-cseprő kérdéseiről vagy akár munkánk „hivatali” oldalának, adminisztrációjának teendőiről. Szokásaink és hagyományaink követésének tagadhatatlan előnye, hogy mindennapi életünket és munkavégzésünket gördülékenyebbé, gyorsabbá teszi, a feladatok elvégzése nem igényel plusz ráfordításokat: hiszen már évek vagy akár évtizedek óta ugyan így cselekszünk. (Járt utat járatlanért... tartja a közismert népi bölcsesség is). A már-már jogszokáson alapuló, hagyománnyá nemesülő munkavégzési gyakorlatunkat azonban több szempontból sem lenne haszontalan legalább olykorolykor kritikus szemmel felülvizsgálni, már csak a jogi környezet változásai miatt sem. Vajon levéltári munkánk során a jól bejáratott rutin, ügyintézési eljárás mindig alátámasztható jogszabályokkal? Megfelel a levéltárak, mint közgyűjteményi intézmények és ügyfélszolgálati feladatokat ellátó „hivatalok” gyakorlata a jogalkotók és az állampolgárok elvárásainak, a kor szabta követelményeknek? Ezek a kérdések nemrégiben a levéltárakban őrzött minősített adatok felülvizsgálata kapcsán is felvetődtek, amelyek ugyancsak bizonyították: mindennapi rutinunkból felülemelkedve újra és újra át kell vizsgálnunk levéltári munkánkat meghatározó gyakorlatunkat, eljárásrendünket, szabályzatainkat és nem utolsó sorban a levéltárakra vonatkozó tételes jogszabályainkat. Jelen írás egy másik, véleményem szerint ugyancsak aktuális és akkut kérdéskört feszeget nem titkoltan azzal a szándékkal, hogy az esetleges anomáliákra, szabályozatlanságokra felhívja a figyelmet, szakmai diskurzusra bocsátva munkánk egy nem kevésbé lényeges oldalát: a levéltárak ügyfélszolgálati gyakorlatát. Ügyfélszolgálati ügyintézéssel kapcsolatos aggályaimat arra alapozom, hogy a személyes adatok védelmét, annak eljárásrendjét a levéltári törvény és a végrehajtására kiadott NKOM rendelet a levéltári anyag kutatásakor elég részletesen tárgyalja. Ugyanezen elvek viszont már nem tükröződnek az ügyfélszolgálati megkeresések esetén foganatosított intézkedéseknél. A levéltári törvény használat egyéb módja?' (27-28. §) és a NKÖM rendelet ^Tájékoztatás a levéltári anyag alapján" c. fejezetei (50-51.§) nem térnek ki erre, mindössze azt taglalják, hogy a hozzánk forduló ügyfeleket milyen módon tájékoztassuk (tartalmi kivonattal, vagy hiteles másolattal). Vagyis míg a védett személyes adatot tartalmazó iratokhoz a kutatók csak igen pontosan és körültekintően behatárolt esetekben juthatnak hozzá, addig — elvileg — mint ügyfelek, az illetékbélyeg lerovását követően (ha alanyi vagy tárgyi szempontból nem illeti meg illetékmentesség), gyakorlatilag bármilyen irathoz hozzájuthatnak. Véleményem szerint hiányzik annak pontos rögzítése, hogy mely irat kinek és milyen jogalapon adható ki, illetve az egyes esetekben kell-e és milyen dokumentációval igazolni az ügyfél érintettsé-16
