Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Szűcs Jenő: Szempontok a családi levéltárak ismertető leltárainak elkészítéséhez. • 1954. [LH 1954/3-4. 92-104. p.]
- 94 -A felszabadulás, ahogy az egész levéltári terület szélességében, a levéltárismertetések tekintetében is uj igényeket, uj követelményeket támasztott, A kamarai levéltárba bekebelezett és az Orsz,Levéltárban,ill. a Nemzeti Múzeumban annakidején elhelyezett családi levéltárak mellett számos nagy /és éppen a legnagyobbak/, de számos kisebb családi levéltár is hozzáférhetővé vált, az állam tulajdonába került, A megduzzadt, uj perspektívákat, de egyben uj problémákat magában rejtő anyag egyre inkább felvetette a levéltári feldolgozás egyéb formái - rendezés, konspektuskészítés, alapleltározás stb. - mellett az anyag ismertetésének követelményét. Az ismertető leltározásról készült "útmutató" a hivatali, kormányhatósági levéltárak testére szabva, ezek problémáinak figyelembevételével készült el. Ez természetesen nem jelenti azt,hogy senmilyen vonatkozásban ne adna szempontokat a családi levéltárismertetésekre vonatkozóan - még kevésbbé lehetne azonban azt állítani, hogy az "útmutató" alapján megnyugtatóan, egységes szempontokat igénylőén hozzá lehetne kezdeni családi levéltárak ismertetéséhez'. Közvetlen bizonyítékot szolgáltatnak erre az eddig elkészült ismertések /inkább kísérletek, mint megnyugtató eredmények/ - ahány levéltár, ahány szerző, annyifélék. És ez nem pusztán az ismertetéseket készítők különböző egyéniségéből következik, hanem az elvi és gyakorlati bizonytalanságból, kellően kialakított, egységesített szempontok hiányából, /Most természetesen kifejezetten módszerbeli, szempontbeli eltérésekről és ellenétekről szólunk, nem a minőségről, amely szintén erős eltéréseket mutat - ez azonban más lapra tartozik,/ Mindez azt mutatja, hogy az előzőkben egészen futólag áttekintett korábbi kísérletek, eredmények és az "útmutató” legfeljebb bizonyos problémákat érintettek, vagy vetettek fel - a családi levéltárak ismertetési módszerének, jellegének kidolgozása további feladat. Kérdés azonban, hogy nem becsüljük-e túl a hivatali levéltárak és családi levéltárak közti különbséget? Vájjon indokolt-e külön módszerekről, szempontokról beszélni? Ezt az aggályt nem lehet fel nem vetni, mert a kérdéssel kapcsolatos vitákban minduntalan felmerül, hol pro, hol contra, több nyire azonban egyik oldalról sem kellő érvekkel alátámasztva. A lényeges különbséget tagadók egyszerűen a "behelyettesítést" ajánlják -ahol hivatal- * történet szerepel egy kormányhatósági levéltárnál,„a családi levéltárnál családtörténet álljon; az iratkezelési rendszer itt, a mesterséges rendezés ott ős így tovább. Meg kell vizsgálni tehát röviden, korántsem a teljességre igényt tartva: miben rejlenek ezek a különbségek, eltérések, magában az anyag természetében; azután térhetünk csak rá annak kísérletére, hogy a családi levéltárak ismertetésének módszereit, szempontjait felvessük. Mindkét típusú levéltár - közhivatali ill, családi - egy bizonyos irattermeié szerv iratokat képező működéséből származik elvileg, ebből a szempontból /hangsúlyozzuk: a legáltalánosabb elvi szempontból/ nincs is különbség a levéltár és levéltár között. Iratokat képező szerv egy minisztérium és egy egyén egyaránt - elvileg. Ez a legáltalánosabb megállapítás gyakorlati szempontból azonban nem sokat mond. Jelentős különbség van az iratképzés célja, szervezeti formái, keretei közt. Egy kormányhatóság - iratképző szerv. Irattermelése során létrejött produktumok, az akták, tárgyilag széles, az egész országot érintő kérdések intézése céljából jöttek létre, mint forrásanyag tehát az egész ország ilyen vagy olyan természetű problémáira vetnek fényt. Emellett,
