Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Szempontok a tanácsi levéltárak középszintű leltárának [repertóriumának] elkészítéséhez. • 1976.07.06 [27002/1976 IX. LIG]
- 3 -működési szcjályozások időpontját és lényegét« A fondképző történetének vázlatos bemutatása során ne legyünk tekintettel arra, hegy a fondhoz tartozó iratok milyen teljességben maradtak meg. Akkor is adjunk kerek képet, ha csak töredékek vannak a fond anyagából, b,/ Az a./ pontban leirt források segítségével pontosan rögzíteni kell a szöveges részben a területi és hatásköri illetékesség legfontosabb tudnivalóit, különös tekintettel a bennük bekövetkezett változásokra. Mindezeknek a fond meglévő anyagának évkörétől függetlenül rögzítést kell kapniok, de már jelezni szükséges, ha a hiányok miatt az illetékességnek valamely jelentős részét nem tükrözi az iratanyag, Egész fondok hiányára a fondcsoport előtti általános bevezetőben kell a kutató figyelmét folhivni, c./ A szöveges rész harmadik összetevője a fond ténylegesen meglévő levéltári anyagának ror.dszoréről adjon tömör, a legfontosabb tudnivalókra koncentráló eligazítást, /Esetleg ki lehet térni az elpusztult fondrész rendszerére is,/ Szükséges a forrásértékre, a tematikus szempontból fontos anyagrészekre, az anyag nyelvére /ha az nem magyar/ utaló, orientáló megjegyzések beillesztése is okkor, ha mindez nem tűnik ki a szöveges részt követő jegyzékből., A hiányok, a töredékesség megjelölése szintén a raktári jegyzéket tartalmazó rész feladata, 3«/ Az Iratanyag leírása, /Állagok szerint haladva, a fondjegyzék szerinti rendszerben és elnevezésekkel,/ a,/ Mechanikus rendszer esetében az azonos jellegű anyag /pl, ülésjegyzőkönyvek; ügyviteli iratok; lajstromkönyvek; iktatókönyvek; számsorkönyvek; mutatók stb,/ adatait összevontan kell megadni évkörrel ós a raktári egységek /doboz, csomó, kötet stb,/ számával. b./ Tárgyi tagolódású rendszer esetén a több raktári egységre terjedő azonos tárgyú iratok adatait a segédlet szintén összevontan adja meg.
