Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Sashegyi Oszkár: Az áttekintő raktári jegyzék. [tervezet] • 1970. [LSZ 1970/2. 262-273. p.]
zetlen, s korát csupán valószínűsíteni tudtuk. Pl.: vsz. 1848 junius 20., vagy: 1813 körül, vagy: 1870-es évek, vagy: XVI. sz. 5. A legkisebb raktári egységbe foglalt iratok levéltári jelzetei Az áttekintő raktári jegyzék közép szintű segédlet lévén, nem tartalmazhatja az iratanyag darab szintű nyilvántartását. A legkisebb raktári egységbe tartozó iratok levéltári jelzeteit főképpen azért és oly mértékig közli, hogy azok anyaga egymástól elhatárolható, megkülönböztethető legyen. E jelzeteket ennélfogva csak abban az esetben közli, ha valamely tárgyi egység anyaga nem egyetlen raktári egységben, hanem két vagy több raktári egység közt megosztva található. Ilyenkor sem az egyes iratok jelzeteit közli, hanem csupán az egyes raktári egységekbe foglalt jelzetkontingenseket, hogy megállapítható legyen, az iratanyag mely része van az egyik s mely része a másik raktári egységben. Időrendezett iratanyagnál a kor és a levéltári jelzet egybeeshet. Címszavak /pl. nevek/ betűrendjében kezelt iratoknál a raktári egységbe foglalt első és utolsó irat kezdőbetűjét /szükség esetén két első betűjét, vagy az egész címszót/ adjuk meg. Numerikus rendszerű iratanyagnál a raktári egységbe foglalt első és utolsó irat számjelzetét /iktatószámát, alapszámát, irattári számát, levéltári számát/ tüntetjük fel. A levéltári jelzetek közlésének fent előadott céljából következik, hogy e jelzetek közlése kikerekitve is történhetik. Ilyen esetben nem a raktári egységben található első és utolsó irat számjelzetét, hanem a raktári egységbe elméletileg tartozó számkontingenst határozzuk meg. így alapszámos rendszerű ügyiratanyagnál nem azt tüntetjük fel, hogy az iratcsomóban fekvő első és utolsó iratnak mi az alapszáma, hanem azt, hogy az iratcsomóba milyen számkontingens tartozik. /Pl. 1. cs. 1-100 alapsz.; 2. cs. 101-200 alapsz./ III. Az áttekintő raktári jegyzék formája ,Az egyes törzsegységek áttekintő raktári jegyzékeit 3 példányban le kell gépeltetni, még pedig minden törzsegység jegyzékét külön lapon kezdve. A törzsegység jegyzékének első lapjára kerül, legfölül, középre, a törzsegység törzsszáma. Ez alá, ugyancsak középre, a törzsegység címét írjuk, csupa nagybetűvel. A fondcimet aláhúzzak, az állagéiul aláhuzatlan marad. A cim alá kerül, ugyancsak középre, a törzsegység kora. Ez alatt külön sorban közöljük a törzsegységbe tartozó raktári egységek 268
