Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Sashegyi Oszkár: Az áttekintő raktári jegyzék. [tervezet] • 1970. [LSZ 1970/2. 262-273. p.]
számát, fajtánként összegezve, és a törzsegység terjedelmét,' iratfolyóméterben kifejezve. A fenti adatok alatt következik a törzsegység általános ismertetése, folyamatos szöveg formájában gépelve. Az ismertetés alatt kezdődik a voltaképpeni jegyzék, oszlopos formában. A kivetített adatok a jegyzék megfelelő részei elé, a középre kerülnek. Ilyen formában közöljük a nagyobb tárgyi egységek /sorozatok/ elmeit, vagy, amennyiben az irattár fő tagolási egysége az év, a megfelelő évszámokat. Az oszlopos rész első függőleges rovatába /a lap bal szélére/ kerül a raktári szám, közvetlenül melléje, a második oszlopba, a raktári egység fajtájának rövidítése. A következő oszlop a legkisebb raktári egységek elmének /pontosabban: jelzetének és elmének/ közlésére szolgál. Ha egy raktári egység több tárgyi egységet tartalmaz /egészben vagy részben/, azok jelzetei és elmei egymás alá kerülnek. A következő oszlopba, a tárgyi egység elmének utolsó sorával egy vonalba, kerül a tárgyi egység kora /amennyiben a kor nem került, a sorozatcimekhez hasonlóan, kiemelten a jegyzék megfelelő része elé/. Végül az utolsó oszlopban közöljük a tárgyi egységnek a raktári egységben elhelyezett részét meghatározó levéltári jelzeteket /amennyiben a raktári egység nem tartalmazza a tárgyi egység teljes anyagát/. A jegyzék gépelésekor a papir bal szélén legalább 3 cm széles margót kell hagyni. A jegyzék minden egyes lapján, a papir jobb felső szélén, fel kell tüntetni a megfelelő törzsszámot. A jegyzéket a készítés kelte és a készítő neve zárja le. IV. A raktári jegyzék használata 1. A nyilvántartásban Az áttekintő raktári jegyzék egy, készítője által sajátkezüleg aláirt, a levéltár pecsétjével és az igazgató aláírásával hitelesített példányát a megfelelő fonddossziéban kell elhelyezni. Ennek a példánynak - a levéltár anyagának központi nyilvántartásán kivül 7 az a rendeltetése, hogy a levéltári feldolgozó munka tervezésének alapjául szolgáljon. Bármilyen változás következik be a levéltári anyagban, annak állapotában, azt a nyilvántartásra szolgáló példányon jelezni, vagyis a jegyzéket megfelelően korrigálni kell. Az utólagos bejegyzések a jegyzék utolsó lapján a hitelesítés alatt üresen maradt helyre kerülnek, azokat szükség esetén a hátlapon, vagy a jegyzékhez csatolandó pótlapon lehet folytatni. A javításokat a jegyzék megfelelő részén, a lap szélére kell Írni. Az érvénytelenné vált adatokat tintával kell 269
