Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Sashegyi Oszkár: Az áttekintő raktári jegyzék. [tervezet] • 1970. [LSZ 1970/2. 262-273. p.]
gies megfogalmazású, címekben gyakorta előforduló, a tartalom szempontjából lényegtelen töltő szavak. Pl. a visszaállított helytártótanács egyik lajstromkönyvében olvasható kutfőcim: ’’Magyar nemesi testőrséget illető tárgyak" igy rövidíthető: "Magyar nemesi testőrség", egy másik: ’’A vegyesházasságokra, nemkülönben az áttérésekre vonatkozó összes kérdések tárgyában" röviden igy írandó; "Vegyesházasságok, áttérések". Az idegen nyelvű címek helyett a jegyzékben azok magyar fordítását adhatjuk, esetleg az idegen nyelvű cim után zárójelben adjuk a magyar szöveget. b/ Ha a cim félrevezető, nem fejezi ki pontosan a vonatkozó irategyüttes tárgyát, az eredeti címet elhagyjuk és a tárgyi egységnek uj címet adunk. Pl. a visszaállított helytartótanács megyei osztályának lajstromkönyve az 1. kútfő cimét igy adja meg: "Megyei tisztviselők személyzetei, fizetései és megyék tisztujitásai". A kútfőbe sorolt iratok tárgyát az uj cim: "A cs. kir. megyei és járási hivatalok felszámolása, az uj megyei tisztikarok megalakítása" határozza meg pontosabban. Ugyanabban a jegyzőkönyvben a 10. kútfő címe "Jegyzőkönyvek". Az iratok tárgyának jobban megfelelő uj cim: "Megyei közgyűlési és bizottmányi ülésjegyzőkönyvek". c/ Ha a tárgyi egységnek nincs cime, annak az áttekintő raktári jegyzék készítésekor kell utólagos címet adni. Annak érdekében, hogy az utólagos cim a kérdéses irategyüttes tárgyát minél pontosabban juttassa kifejezésre, azt alapos elemzésnek kell alávetni. Meg kell találni azt a gondolatot, amely a tárgyi egység létrehozóját vezette, amikor azt kialakította, fel kell fedezni azt a logikai szálat, amely az egyes iratok tárgyát egybefüzi. Ez regis z trat ura-anyagnál néha igen nehéz, mert az irattári tételeket sokszor formális-jogi szempontok szerint alakították ki. Az utólagos címadáskor tehát a tételbe tartozó egyes iratok tárgyának öszszehasonlitásával meg kell találni az elveszett eredetinek * lehetőleg megfelelő címet, amely az irattár kérdéses tételét minden egyéb tételtől elhatárolja, a benne fekvő egyes iratokat pedig logikailag egybefüzi. 4. A tárgyi egység kora A tárgyi egység korát csak akkor kell a speciális adatok között feltüntetnünk, ha azt kiemelten, több tárgyi egységre nézve közösen, nem tettük meg. A kormeghatározás pontossága összefügg az iratanyag rendszerével. Ha a tárgyi egységen belül az iratok keltük szerint követik egymást, a kezdő és a záró hónapot ill. napot is jelöljük, ha viszont az iratok rendje az időrendtől eltér, elég általában a megfelelő évszám ill. évszámkeret feltüntetése. Keltezetlen iratok esetében a valószínűsíthető kort adjuk meg, ilyenkor azonban érzékeltetni kell azt a tényt, hogy az irat kelte-267
