Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Wellmann Imre: A levéltári leltár [raktári jegyzék] munkautasításának tervezete. • 1961.03.18 [sz. n.]
- 2 -a fondjegy z ékben adott száma, állag esetében ezenfelül annak betűjele is, nevezőjét pádig a raktári egységnek a fondon ill. állagon belől sorszáma alkotja /pl. 14 a, 14 b, 137 7 2 19; ezek idézés esetén 14 a/7 stb. alakban irhatők/, Egyegy fondon ill. állagon belül a különféle raktári egységek közös, egységes számsorba illeszkednek /tehát pl. a csomók és a kötetek sorszámozását nem kezdhetjük külön-külön 1-gyel, hanem azok sorszámukat a közös számsoron belül a rendezés során kialakult ideális sorrendjüknek megfelelően kapják/. Mindaddig, amig a rendezési munka egy-egy fondcsoporton belül be nem fejeződött, pontosabban: amíg az előirt rendezés során uj fondok, állagok kerülhetnek elő, a raktári egységek» nek csupán ideiglenes - ceruzával a fedőlemezre, külső felírassa! kellőképp el nem látható kötetnek, füzetnek első alkalmas belső oldalára irt - rakszámot adunk. A leltár szerint általában lemegy az egyes raktári egységekig /csomókig, kötetekig stb./, de ennél mélyebbre: raktári egy. ségen /csomón stb./ belüli kisebb tárolási vagy tárgyi egységekig nem hatol. E szabály alól azonban két irányban is van kivétel. Egyfelől nem megyünk le az egyes raktári egységekig abban az esetben, ha ezek alakjuknál fogva /pl.térkép- Vügyancsak mé» s@^> fémtokba helyezett diplomák stb./ egyszersmind lyebbr® hatol a legkisebb őrzési egységet alkotják; ezeket darabonkinti a leltár a rak-felsorolás helyett nagyobb egységekbe kell összevonni. Másfetári egységnél 131 axshban az esetben, amikor egy-egy fizikailag csupán abban az eset- erőszakkal szétválasztható raktári egység/ /kötet, füzet/ aberup ha az i- kár eredetileg, akár az uj fondelhatárolás következtében ratanyag tár- több állagba vagy fondba tartozó iratanyagot tartalmaz, a gyilag tagoló- leltárnak, ha a kíi raktári egység fizikai szétválasztására dik, s agy rak-n3m is kerül sor, a különböző fondokba, állagokba tartozó tár! egységen iratanyagot külön-külön kell feltüntetnie. /A kötet stb. belül több el- ilyenkor természetesen csak az egyik fondnak /állagnak/ megtérő, közös felelő rakszámot kap, s a többi fondnál /állagnál/ megjegyeim alá nem zés formájában utalunk arra, hogy az iratanyag melyik fondfoglalható nál falsorolt, milyen rakszámu kötetben stb., található./ tárgyi található. II. Mit tartalmaz a leltár? A leltár a fondjegyzék /áttskintíé/ felépítése szerint haladva először a cimet adja meg aláhúzott, ritkított nagybetűkkel /pl. A G Y C R I Á L L A M I L d V L L T Á R L E L T A R azután a levéltár nevét aláhúzott nagybetűkkel /pl. GYŐR MEGYE LJVALTARA/és évkörét, majd a fondcsoport nevét nagybetűkkel/ pl. TbRViű’YHATÓőAGI FONDÓK/; ezt kova ti a fonook sorrendjében a fond és - ha állagokra tagolódik - az állag: 1. szám- 111. betűjele, 2. neve, 3. évköre, 4. terjedelme, 5. elhelyezése, 6. az esetleges állagrész /sorozat/ neve, 7. az egyes őrzési egységek felsorolása a/ a sorszám /rakszám/, b/ a raktári egység fajtája, c/ az irat- ill. segédkönyvfajta, d/ időrendben haladó iratanyag esetében az év, e/ az őrzési egységben található első és utolsó irat közelebbi levéltári jelzetének feltüntetésével /ezt a jelzetet tárgyilag nem tagolódó fond ill. állag esetében dátumból, számokból vagy betűkből álló megjelölés# tárgyi tagolású iratanyag esetében a tárgyi egységek címe alkotja/, 6. az iratanyagban tapasztalt hiányokra való utalás és egyéb meg-
