Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Wellmann Imre: A levéltári leltár [raktári jegyzék] munkautasításának tervezete. • 1961.03.18 [sz. n.]
jegyzések . Abban az esetben, ha a fond állagokra tagolódik, az 5-8. kérdőpontoknak megfelelő tudnivalókat nota a fondra, hanem az egyes állagokra vonatkozó részben /az állagok 1-4. kérdőpontjáia adott választlközöljük. ' iután a leltár a fondjegyzék rendjében a levéltári intézmény által őrzött valamennyi fondba és állagba tartozó valamennyi őrzési egyeséget előszámlálta a fenti módon, végül tartalomjegyzékkel zárul. Célszerű továbbá,, ha a levéltári intézmény a maga leltár-példányát az iratanyag lokális elhelyezését feltüntető térképpel egészíti ki. A leltárnak az egy«js fondokat ill. állagokat illető kérdőpontjai megválaszolására nézve a következő szabályok irányadók. Ad. 1. és 2. A fond sorszámát és nevét /ezeket aláhúzva/, továbbá az esetleges állag betűjelét és navét /aláhúzás nélkül/ a Levéltári Osztály által jóváhagyott fondjegyzékben /áttekintésben/ feltüntetett alakban, az oldal felső soraiban középen kell megadni. /Abban az esetben, ha a fona állagokra tagolódik, a fonaot illető 1-4. kérdőpontra adott válasz külön lapra kerül, s ugyancsak külön-külön lapon kezdődnek az egyes állagokat illető, 1-8. kérdőpontra adott válaszok./ A fond nevét a fondképző magyar nevéből, ”... iratai” hozzátétellel alkotjuk, mellette zárójelben magadva a fondba tartozó levéltári anyag megjelölésére esetleg eddig használt idegsnnyelvü elmet is. Az állag eredeti neve ugyancsak zárójelbe kerül, ha Idegen nyelvű, vagy pedig magyar nyelvű ugyan, de helytelen; ilyenkor megfelelő magyar nevet kall neki adni, s ezt közölni első helyen. Ad. 8. A fond ill. az állag évkörét a név alatt, a kezdő és a végső év feltüntetésével kell megadni. Ad. 4. A fond ill. az állag terjedelmét iratfolyőméterben közöljük, az évkört követő sorban baloldalt. Ad. 5. A fond ill. az állag elhelyezési adatát az évkört követő sorban, jobboldalt tüntetjük fel. Az elhelyezési adat 3 részből áll; a raktár, azután - ha a raktár több, fallal és ajtóval elválasztott helyiségre /tsremre, szobára/ - aszlik - a helyiség, végül a raktári polc /polcok/ megjelöléséből, melyek a fond ill. az állag elhelyezésére szolgálnak. Az egyes raktárakat római számmal, ezen balül az egyes helyiségeket nagybetűvel, a polcokat pedig - miután azokat, az állványok megjelölését mellőzve, helyiségenkint 1-tŐl végig megsorszámoztvk - arab számmal jelöljük. Ha a fond /állag/ iratanyaga több polcon helyezkedik el, a megfelelő kezdő s végső polc sorszámát adjuk meg; ha több helyiségben, esetleg raktárban találhatót egymás alatt raktárankint ill. helyiségenkint közöljük a kezdő és a végső polc sorszámát. /Pl.î I C 14-39 III A 4-6 III B 9-12/ Ad 6. Ha az állag tovább állagrészakre /sorozatokra/ oszlik /nem tekintve természetesen állagrésznek a segédkönyveket/,
