Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Wellmann Imre: A levéltári leltár [raktári jegyzék] munkautasításának tervezete. • 1961.03.18 [sz. n.]
A levéltári leltár munkautasi tásának tervezete A levéltárak uj ötéves terve valamennyi állatni levéltárban előírja az iratanyagnak általában raktári /őrzési/ egységekig, a Horthy-korszak iratanyagának pedig levéltári egységekig /alapszámokig stb./ terjedő rendezését. Részben e rendezési munkához közvetlenül csatlakozóan, részben - a raktári ill. levéltári egységekig már rendezett iratanyag esetében - utólag, 1965-ig bezárólag el kell készíteni a levéltári anyag leltárát /raktári vagy őrzési jegyzékét,korábban használt kifejezéssel élve: csomójegyzekét/ is. A levéltári leltár átfogó jellegű - egy-egy levéltári intézmény teljes levéltári anyagára kiterjedő - középszintű levéltári segédlet, mely az egyes - évkörük, terjedelmük, elhelyezésük megjelölésével megnevezett - fondókba ill. álla gokba tartozó raktári /őrzési, tárolásig/ egységeket: az iratcsomókat, tékákat, dossziékat, dobozokat, tekercseket, füzeteket, köteteket stb., azok ideális rendjében haladva, egyenként, a beléjük foglalt iratanyag kezdő és végső /időrendi, szám-, betű- ill. tárgyi/ jelzetének feltüntetésével^-ovr&w.ilsőleges feladata az, hogy az iratanyag számbavétele ut£n ' annak épségben való megőrzését szolgálja, de emellett annak kezelését is megkönnyíti, és - különösen tárgyilag tagolódó fondok esetében - a benne való kutatáshoz is segítséget nyújt. Egy-egy levéltári intézmény iratanyagának leltárát a beléje tartozó fondok iratanyagának leltáraiból a fond jegyzék által meghatározott sorrendnek megfelelően kell összeilleszteni. I. A levéltári leltár rendszere Annak megfelelően, hogy az említett rendezési munkáknak a megállapított fondhatárokhoz kell igazodniuk, végső felépítésében a leltár is a Levéltári Osztály által jóváhagyott fond jegyzéket /áttekintést/ követi. Ennek rendszerében halad egy-egy levéltári intézményen belül levéltárak, ezeken belül fondcsoportok, tovább fondok és - ha vannak- állagok, állagrészek szerint, s számlálja elő sorban az ezekbe tartozó egyes raktári egységeket. A leltár számbavételi egysége általában a raktári egység. Ezen a leltár felvétele szempontjából azt az iratma nr.y is éget értjük, mely - akár alakjánál fogva, akár mert /hevederre}.; zsineggel, szalaggal/ átkötötték, vagy tékába, dossziéba, , dobozba rakták, vagy füzetbe fűzték össze, könyvbe kötötték stb.,- felismerhetően elkülönülő tárolási egységet alkot. Ezeket az egységeket ideális elhelyezési sorrendjükben fondonkint - illetőleg, ha a fond állagokra tagolódik: állagokkint - újra kezdődő sorszámokkal kell jelölni s ennek megfelelő rakszámokkal ellátni, melyeket az őrzési egységek kifelé néző oldalára /pl. csomók elülső fedőlemezé^, köteteknek lehetőleg a gerincért azok alsó részén felragasztott cimka utján tüntetünk fal. a rakszám a raktári egység egyedi megjelölésére szolgáló raktári jelzet, melynekua fondnak i
