Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Bakács István: A családi levéltárakhoz készülő segédlet problematikája. • 1956. [LH 1956/2-3. 7-14. p.]
adásokat helytelen lenne úgy feltüntetni, hogy 1668-4740. sz. raktári egység az 4680-4896 közötti számadásokat tartalmazza, mert a kutató szempontjából egyáltalában nem közömbös, hogy az 4680- 4749. közötti anyag egyetlen iratcsomó, az 4780. évi számadások pedig három irate somóny iák. Igen fontos, hogy a kutató pontosan tájékozódjék, miként kell az anyagot kérnie, idéznie, vagyis az alapleltár »kutatási lehetőség» pontjára a választ a repertóriumnak tartalmaznia kell. Persze a legjobb lenne, ha minden levéltári egységnél feltüntetnék a teljes jelzetet, ez azonban - tekintettel a raktári egység jellegét meghatározó jel feltüntetésére is - nem valósítható meg helyhiány miatt, s az áttekinthetőséget is nagyon károsan befolyásolná. Ehelyett a jelzet jelentős részét a mozgó fejlécbe kell helyezni, ami a repertóriumban való tájékozódást is elősegíti. Tehát pL a Festetics levéltár 27. lapján a f^léc lenne: Gersei Pethőlt. Acta Saller iana-Status Activus., a 46. lapé B. XXVIH - XXXill., a 47. lapé B. XXX1II- C. 4. a. Persze pl. azt a körülményt, hogy a levelezésnél a kérőlapon fel kell tüntetni a levélíró; nevét is, bevezetésben meg kell említeni. Nem vitás az sem, hogy a kutató az anyagot a repertorium alapján a raktári egység sorszáma és a keresett iratcsoportnak a repertóriumban feltüntetett egyedi jele alapján is kérheti. így pl. Festetics I. György számláit <358. rsz. 6. sz.» alatt, természetes azonban, hogy idéznie csak a tárgyi csoport fedőlapján vagy az egyes iratokon olvasható jelzet alapján szabad. Nagyon fontos kiegészítő részét képezi a repertóriumnak a mutató, mégpedig nemcsak a hely-, hanem a személynév- és tárgymutató is, minthogy az egyes tárgyi csoportok ismétlődését a rendezés során nem lehet kiküszöbölni. Az az elgondolás, hogy a repertóriumban az egyes tárgyi csoportoknál utaljunk az azonos vagy rokon tárgyi csoportokra, a gyakorlatban megvalósíthatatlan. Hiszen ha valaki missilisekre, Jobbágy folyamodványokra kutat, akkor valamennyi olyan tételnél, amely levelet vagy jobbágyfolyamodványt tartalmaz, fel kellene tüntetni valamennyi többi olyan tétel jelzetét. amelyben szintén levél, illetőleg jobbágyfolyamodvány van, ami roppant nehézkessé tenné a repertóriumot Sokszor egyszerűbb tehát a mutatók alkalmazása, azzal, hogy a mutatók bevezetésében erőteljesen kell hangsúlyozni, hogy azok nem a levéltár anyagához, hanem csupán a repertóriumban felsorolt nevekhez tárgyi megjelölésekhez készültek, s ugyanezen helyekre, személyekre, tárgyra vonatkozólag akár a családi rendezésen keresztülment anyagban - amelyhez lajstromok is rendelkezésre állanak - akár pedig a birtokigazgatási (jószágkormányzósági) iratanyagban is találhat a kutató adatot A Festetics család repertóriumához sajnálatosan csak helynévmutató készült s hibásnak tartjuk, hogy raktári egységekre utal. Habár kellően felhívja a figyelmet hogy csak á repertóriumban szereplő helységneveket tartalmazza, mégis a lapszámra való utalás helyesebb lett volna, mert jelen formájában a kutató azt hiheti, hogy csak a megadott raktári egységben találhat a szóbanforgó helységre adatot, holott számos más raktári egységben is. A családi levéltárak repertóriumainak igen fontos kiegészítő részét képezi a genealógiai összeállítás, amely a repertóriumban szereplő családtagok egymásközti kapcsolatát minden bevezetésnél jobban világítja meg. Ha a repertorium nagybirtokos család levéltáráról készült, feltétlenül szükséges az uradalmak és az azokhoz tartozó községek táblázatos kimutatása s igen nagymértékben segíti a kutató tájékozódását, ha térképet (akár vázlatosat) is 'mellékelünk. A repertorium tehát egész felépítésében az általános tájékoztatás színvonalán álljon, adja meg a kutatónak mindazt a felvilágosítást, ami szükséges annak eldöntéséhez : keresett témájára vonatkozólag érdemes-e a levéltárnak a témájával kapcsolatba hozható tárgyi csoportjait átvizsgálnia. A kutató a repertorium áttanulmányozása után a levéltárral kapcsolatban felmerülő minden kérdésre kapjon választ. Azt azonban, hogy minden kutatónak a legaprólékosabb témájára vonatkozólag közvetlen utón pozitív vagy negativ választ adjon, nem kívánhatjuk, A repertorium csak segédeszköz a leutalás megkönnyítésére, az anyag leltározása után az első lépcső az anyag feltárásához, s világszerte a levéltárakban őrzött iratanyag terjedelmét és hozzáférhetőségi fokát tekintve a rendezések során egyetlen elkészíthető segédlet, tájékoztató apparatus. 43
