Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Bakács István: A családi levéltárakhoz készülő segédlet problematikája. • 1956. [LH 1956/2-3. 7-14. p.]
A bevezetésnek tartalmaznia kell a család- és levéltártörténetet,, ezenfelül a levéltárra vonatkozó bibliographiát, az anyag terjedelmét (raktári egységekben és folyóméterben kifejezve), valamint a kutatási lehetőségre, az anyag idézésére vonatkozó általános tájékoztatást» Mindez ne legyen bőbeszédű, s főként ne lépje túl a levéltár anyagának tartalmi körét Ha valamely hivatalviseit családtag hivatali működésével kapcsolatban nem maradt fenn irat, ez a körülmény a családtag életének ismertetéséből tűnjék ki. (Akár a hivatali tisztség meg nem nevezésével, akár annak kiemelésével, hogy a hivatali működéssel kapcsolatban nem maradt fenn iratanyag.) A bevezetés után a levéltár tagolódását kell közreadni, de nem - mint a Festetics levéltár nál történt - a csomószámok, hanem az áttekintő jegyzék lapszámainak megadásával. Az egyes állagrészek (a Festetics levéltár esetében a Gersei Pethő és a tolnai levéltár s az A-0 betűkkel jelzett állagrészek) elején pár szóval összefoglalóan kell ismertetni az állagrósz tartalmát, oly at énképpen, mint azt az alapleltár »tárgy« rovatában tesszük. Ezenfelül itt kell feltüntetni, hogy az állagrész családi avagy levéltári rendezés, van-e hozzá lajstrom, katalógus stb. és folyóméterben milyen terjedelmű. Magában a repertóriumban minden egyes raktári egységnél fel kell tüntetni, hogy normálcsomó, kötet, füzet, frakturcsomó stb. Véleményünk szerint itt az egész magyar levéltárügyre vonatkozólag a LÓK által megállapítandó egységes meghatározó jelet kellene alkalmazni, pl. a minden megjegyzés nélküli szám a normálcsomót, a csillag kötetet, a szám utáni (ír), (n), (t) stb. a frak túr- nagyobb alakú csomót, illetőleg tékát jelenthetné. Nem elhanyagolható kérdés a jelzetrendszer problémája sem. Ezzel kapcsolatban ehelyütt is foglalkoznunk kell azzal a kívánsággal, hogy az általam ajánlott, s a gyakorlatban alkalmazott folyamatos nagybetű, római és arabszám, kisbetű jelzetsor helyett valamely «szabad« decimális rendszert dolgozzunk ki, s ezáltal is a kutatók segítségére legyünk. A decimális rendszernek az a célja, hogy segítségével a kutató a könyvtárban percek alatt megállapíthassa: keresett témájára - amelynek az ETO rendszere szerint minden könyvtárban azonos szám felel meg - vonatkozólag van-e a könyvtárban mű. Ez azonban a levéltárban nem lehetséges, mert ha a Festetics levéltár esetében - a D. IV. 45. b. helyett 4.04.45.2. a C. IX. 4. c. helyett 3.09.4.3 lenne a jelzet, e számokból csal: az első három, illetőleg az első szám esetében még a hatodik lenne állandó értelmű. (»Községi irat» és «folyamodványt, a második esetben «ügyészi iratul Családtagok iratainak jelzetei ősénél még más problémák is felmerülnek. Festetics I. György kötelezvényei a jelenlegi B. IV. 6. jelzet helyett a 2046 számjelzetet kapnák - mert a családi levéltárban tiznél több családtag iratai vannak. Itt tehát az állandó szám csak a 2 és a 6 lenne, ha minden levéltárban 10-nél több családtag iratai számára tartanánk fenn «helyet», hisz ha a Festetics levéltárban tiznél kevesebb családtag lenne, ugyanezeket az iratokat a 246 számmal jelölnénk. Vagyis mindegyik főcsoportban a töbhJegyü decimális számnak más és más rendszámú tagja volna állandó, s igy következetességet nem tudnánk elérni, s a kutatónak továbbra is az adott levéltár tájékoztató jegyzékét kellene tanulmányoznia keresett témájának megléte tárgyában, hiszen megadott számot következetesen nem kereshet a családi levéltárakban. Az állandó számjelzet pedig megkövetelné azt, hogyha valamely tárgyi csoport iratai a levéltárban nincsenek, a megfelelő számjelzet is hiányozzék. Ez azután véleményünk szerint bizonytalanságra vezetne. PL ha valamelyik levéltárban nem volna kórházi irat, akkor - adott esetben - a 3.43 szám után a 3.45 következnék, s a kutató nem volna biztos abban, hogy nem sajtóhibával áll szemben. Véleményünk szerint az ötös hatjegyű számokkal való operálás - tekintettel arra, hogy e számok a különböző levéltárakban nem ugyanazt a tárgyi csoportot jelenthetik - az anyagkiemelés, az anyagkeresós megnehezítését eredményezné anélkül, hogy a kutatóknak pozitív segítséget nyújtana- . A jelenlegi folyamatos, be® és szám váltakozásával kialakított jelzetrendszer egyszerűbb és világosabb. Fontosnak tartjuk, hogy az áttekintő jegyzék raktári egységről raktári egységre haladva ismertesse az anyagot még abban az esetben is, ha nagyobb időrendezett iratsorozatról van szó, PL a Festetics levéltár áttekintő jegyzékének 88. lapján a keszthelyi uradalomra vonatkozó szám42
