Segédletkészítés, adatbázis-építés
Általános - A levéltári segédletkészítés kérdései. Konferencia. Benne: irányelvek az útmutató elkészítéséhez; szempontok a fondjegyzék-szerkesztéshez. • 1960. [LH 1960/2. 3-39. p.]
teljesség elérhető fokával rendelkező segédlettel kell bírniuk éspedig 4 leltár. 2. útmutató, 3. sta tisztik ai felvétet 4 térkép, áz elnevezések természetesen vitathatók, A lel lárt a szó szoros értek méhen keil venni, vagyis olyan leltárt kell készíteni, amely a levéltár egész anyagáról megbízható képet ad és a levéltári anyagnak az átadásra, vagy számbavételére bármikor alkalmas, A leltárnak kizárólag Őrzést és számadási céllal kell készülnie éspedig első lobon a raktári egységekig 1er jedö teljességgel, majd másodfokon az egyes iratokig és azok terjedelméig ható teljességgel, ßz utóbbi természetesen csak fokonként és a levéltárak bizonyos nyugalmi helyzetében valósítható meg. Az útmutatónak, vagy nevezzük azt bárminek is, arra kell törekednie, hogy a levéltár anyagáról a lehető legteljesebb tájékoztatást nyújtsa a kutatóknak és érdeklődőknek Ennek készítése során első fokon legalább tematikai tájékoztatást is kell adjon, mert ennek hiányában nem sokat fog érni és a hozzá fűzött reményeket nem válthatja be, Végső fokon, hasonlóan a leltárhoz, teljes tematikai Feltá rást kell nyújtania a lehetőség és megvalósíthatás határain belül; A statisztikai felvételnek az irat anyag mindenkori állapotáról, az elhelyezési viszonyokat is beleértve, kell tájékoztatást nyújtani, hogy annak alapján a levéltárak szigorú értelemben vett levéltári munkája tervezhető legyen* a lel tár kiegészítéseképpen könnyű és azonnal érzékelhető áttekintést kell nyújtania az egész anyagról, annak elhelyezéséről, mennyiségéről, hogy ennek segítségével az iratanyag bármikor és bármilyen körülmények közt könnyen számbavehető, áttekinthető és eredeti rendje külső erőszak által, vagy bármi más okból történt megbomlása vagy megbontása esetén helyreállítható legyem H or vá th Fere ne : 3. Semmiképpen sem tartom helyesnek, ha egy fond ismertetése előbb készül el, mint alacso nyabb fokú őrzési segédletek tehát pL raktári Jegyzéke Helytelen lenne Ismertetőleltárt vagy Utmu tatét készíteni anélkül, hogy a benne szereplő fondoknak legalább raktári Jegyzéke ne volna, ami át tekintést ad a részletekről Nem szabad abba a hibába esnünk, hogy közigazgatástörténeti ismeretek birtokában beszélünk egy sorozatról, amelynek meglévő tényleges anyagát nem vettük előzőleg számba, A jó raktári Jegyzékek elkészítését tartom a legfontosabb feladatnak, s ezeknek alapján az alapleltárak helyesbítését és korrigálást másrészt a kutatás szempontjából fontos fondok levéltárt ismertetését 1 ne z e Miklós; 2, Az általam ismeri publikált segédletek a dokumentációt jót a kutatást különböző mértékben szolgálják^ nem utolsó sorban az egyes segédletek színvonalától függően. 4. Ember Győző tanulmányát a levéltári segédletekről fontosnak és hasznosnak tartpm, főleg részint az egész problematikát átfogó volta mtatt. részint amiatt, hogy egy fajta rendet kísérel meg belevinni a levéltári terminológia zűrzavarába, osztályozza, meghatározza és Jellemzi a segédlete kel Ez utóbbi szempontból néhány esetben még határozottabban és élesebben lehetne elhatárolni egymástól a különböző segédlet fajtákat és - ami a legfontosabb nézetem szerint - meg kellene ezekben (hivatalosan# is állapodni, Ezt Jelentős lépésnek tartanám, mert ezen a területen sem lehet eredményes elméleti és gyakorlati munkát végezni a Fogalmak rögzítése, egységes meghatározása nélkül. Az igen értékes, hasznos és utiörő tanulmány elvi vonalvezetését és szemléletét illetőleg az a megjegyzésem, hogy végig következetesebben kellene érzékeltetni a rendezés elsődlegességéi, a segédletkészítésnek az anyag rendezettségétől való függőségéi (az a nézetem egyébként hogy ♦ hosszabb távú segédletkészítést programot#, amiről a LÓK felkérése beszél, csak hosszabb távra kidolgozott rendezési programra lehel építeni, csak annak ismeretében lehet kidolgozni) és köze lebb kellene hozni a tanulmányi sajátos hazai levéltári viszonyainkhoz és a konkrét feladatokhoz, 7
