Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Lakatos Ernő: Javaslat az alapleltári utasítás módosítására. • 1964. [LSZ 1964/4. 33-43. p.]
- 39 ° 9 ./ A fondképző működése során keletkezett és a leltározó levéltár Őrizetében lévő állagok felsorolása, betűjelük,év•• körük és terjedelmük megadásával® b/ Az állagok alapleltári lapja vagy ** állagleltár1*. Készítendő; minden olyan állagról , amely a fondjegyzékben szerepel® 1 ./ levéltár /és a szerves levéltár/ megnevezése® 2 ./ A fond törzsszáma és az állag jele. 3 ./ Az állag elnevezése éa évköre. /Természetesen feltüntetjük a fond nevét is és külön sorba az állag nevét és évkörét®/ 4 ./ Az állag terjedelme: . . . . . . ifm. .•< .. Raktári elhelyezése. ■ ZJ:.y Megjelölendő a raktár, a raktárhelyiség és a polc száma /a levéltárban meghonosodott jelölési mód szerint® Pl® Közp® raktár, B® terem, 15-28 polc®/ . 5o/ Az állag. Wgya. A fondképző szervezeti tagolása során az állagot létrehozó osztály vagy csoport milyen főbb ügyekkel foglalkozott, illetőleg milyen funkcióból eredő iratok vannak az állagban, amennyiben az állag kútfőkre oszlik, azoknak a tételes felsorolása® Ugyanitt meg kell jelölni az iratfajtákat /beérkezett iratok, fogalmazványok, ügyiratok, jegyzőkönyvek stb/® Általában a tárgykifejtes olyan részletességgel történjék, hogy az az iratok használóit alapvetően igazítsa el. 6 ./ Az állag leírása. . Itt feltüntetjük az iratsorozatokat /ha vannak/ és részletezzük az állag tagolását. Az iratok éa segédkönyvek egykori elnevezését is megadjuk, közöljük az évkört és az iratfajták raktári egységeinek számát.Pl . Iratok Iktatók 1876-1944 1902-1920 Mutatók 1903-1944 15 iratköteg 20 kötet 30 kötet
