Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Lakatos Ernő: Javaslat az alapleltári utasítás módosítására. • 1964. [LSZ 1964/4. 33-43. p.]
e= lag sem felel meg azoknak az alapkövetelményeknek, amelyeket egy leltárban lefektetni kívánunk« Ha a tagolást nagyjából el is fogadjuk, úgyszólván minden sorában változtatnunk kellő Az alapleltári teteiszám helyett a fond törzsszámát kellene feltüntetnünk g címként a fondjegyzékben szereplő címet és évkört. A raktári nely elé kívánkozik az' állag terjedelme, a tárgyrovat meghatározása messze nem felel meg követelményeinknek, mert gyakran nem egyéb a cím ismétlésénél: "szerv működése során keletkezett iratok," Az iratsorozat tárolására vonatkozó utasitásrész kétszer olyan bosszú, mint a tárgyra vonatkozó« Az abban lerögzített adatokkal a mai napig sem tudtunk mit kezdeni alakú az iratállomány kb. 80 %-a s kiteregetni a következő 15 évben’sem tudjuk, Az állványok méretei is változtak, ezekkel az adatokkal sem tudunk mit kezdeni. ..... «■.. a - < Nézetünk szerint az íratok rendezettsége teljesen független irattári rendszertől és a rendezettség megállapítása n^m az irattári rendszer rovatába való. Az irattári rendszerek megjelölésére vonatkozóan semmiféle bővebb utasítás nincsen, így kialakulatlan levéltári terminológiánk mellett a legkülönbözőbb kifejezésekkel sokszor tévesen határozták meg ugyanazt az irattári rendszert. A kutatási módnál bármilyen részletes is a leírás, a levéltári személyzet úgysem kapcsolható ki, az utasítás pedig erre törekedett. A Megjegyzés rovat utasítása is bizonytalan« A régi utasítás teljes egészében megérett a felülvizsgálásra, régi formájában még átmenetileg sem használható. Meg kell kísérelnünk tehát a régi kereteknek uj tartalommal való feltöltését és ahol szükséges, a keretek módosítását az uj levéltári igényeknek megfelelően. Nyilvánvaló - ezt már említettem - hogy fondókra és állagokra nem lehet ugyanazt az alapleltározési sémát ráhúzni. Ezért szükségesnek látszik külön sémának, a kidolgozása fondok alapleltározására és külön sémának .a kidolgozása állagok alapleltározására vonatkozóén. Kezdjük az utóbbival. Ha egy fond több állagra oszlik, akkor a fondra vonatkozó megjegyzésekét teljesen felesleges minden állagnál megismételni. A fond iratanyaga használatánál azonban nem nélkülözhetjük a fondképzőre vonatkozó legelemibb tudnivalókat, mert ezek tesz dk: lehetővé a fond ésszerű levéltári felhasználását. Vegyük pél-
