Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Lakatos Ernő: Javaslat az alapleltári utasítás módosítására. • 1964. [LSZ 1964/4. 33-43. p.]
" ' . -i/ . -/i , - - 35 ■ ' zésének értelmes módját«. Mielőtt rátérnénk az alapleltár készítésének módjára két kérdést kell tisztáznunk? : ; , 1« mit tegyünk az eddig készített alapleltárakkal? 2o mikor készítsünk uj alapleltárt? '/ - ■ r ’ m " ■ ■ . • ▲ meglevő alapleltárakat bármilyen pontatlanok legyenek is, amíg jobbakat nem készítettünk, semmi esetre se dobjuk el, hanem vezessük rá - esetleg piros irormal - az uj fondszámot és az állag betűjelét és ezentúl a fondjagyzéknek megfelelő rendszerben tároljuk«, így mindig világosan látjuk, hogy milyen alapleltári feladataink vannak még9 Ez a módszer akkor alkalmazható, ha az alapleltározott irategyüttes egy fondnak vagy egy állagnak felel meg« Ha az alapleltározott irategyüttes az uj fondszemlélet szerint több fondot vagy állagot alkot /ez a gyakoribb eset/, akkor a róla készített alapleltárat a felfektetendő ’’átdolgozandó alapleltérak** dossziéjába kell eltennünk, illetve az ilyen jellegű alapleltárakat összegyűjtenünk és azok átdolgozását, újakkal való pótlását valamelyik következő évi tervmunkába be kell iktatni, ha ugyan a tervezett munkát az időközben megjelent levéltári útmutató feleslegessé nem teszi« . .. v Mikor készítsünk feltétlenül uj alapleltárat? 1»/ Minden olyan rendezett és raktári jegyzékkel ellátott • fondról, amelyről addig még nem készült. . 2«/ A középszintű rendezés es az azt követő raktári jegyzék felfektetése után, ha a régi alapleltár adatai az / ? . uj állapotnak már nem felelnek meg és alapos kiegészülésre szorulnak« Ilyenkor a régi kiigazítása he• lyett egyszerűbb újat felfektetni« 3«/ Minden levéltárba erkező uj fondról, ha az rendezettnek tekinthető, róla raktári jegyzék már elkészült. Alapleltározási munkákat a fentiek figyelembevételével csak az évi tervbe beiktatva és nem ötletszerűen kell elvégezni, s hangsúlyozottan csak középszintig rendezett iratokról« A rendezetlen fondok alapleltározása fölösleges papírmunka, tehát értelmetlen« Ilyen munkákat a szerény személyi kerettel rendelkező területi levéltárak nem engedhetnek meg. Végül térjünk rá az alapleltározási munkák mikéntjére. A régi utasítás elavult szóhasználatától eltekintve tartalmi-
