Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Lakatos Ernő: Javaslat az alapleltári utasítás módosítására. • 1964. [LSZ 1964/4. 33-43. p.]
À területi levéltárák túlnyomó többsége mai személyi ellátottsága mellett képtelen arra, hogy kb. 5- 10.000 leltározandó irategyüttest tartson nyilván /alapleltári szinten// Az állami levéltárak fondállománya 1000-2000 között változik, az állágok száma pedig 5“ 10.000 között ingadozik. Az állami levéltárak nagymennyiségű törpefondot őriznek. A Pest-Nógrád megyei levéltárban pl. a 322 nemzeti bizottsági és igazolóbizottsági fond Összes terjedelme kereken 50 ifm. Mindegyik fond legalább két állagra oszlik: bizottsági Ülések jegyzőkönyveire és az e szervekhez intézett, vagy általuk kiadott iratok fogalmazványaiból alkotott iratsorozatokra. Gyűjtőkörünkbe 313 község tartozik, úgyszólván mindegyiknek van legalább 2 felszabadulás előtti és legalább 2 felszabadulás utáni fondja, ez a tanácsi fondokat nem számítva 1200 községi fond állaguk is van legalább kettő-kettő. Tehát 2400 községi állag nem egészen 1000 ifmes terjedelemmel. Az iratanyagnak ez a különböző irategyüttesekre való szétesése természetes dolog, ezen nem változtathatunk. A leltározandó alapegységek kijelölése azonban tőlünk függ, s ha belemerülünk a részletekbe, elveszítjük a levéltárunk feletti áttekintés lehetőségét. Erre való tekintettel a levéltárba kerülő kisebb irategyütteseket a Pest megyei Levéltár /pl. az erdőbirtokossági társulatok iratait/ külön levéltári gyűjteménybe olvasztja be, igy az erdőbirtokosságok esetén 150 fond helyett csak egyet tartunk nyilván, egyet leltározunk 150 helyett. A fentieket annak bizonyítására adtam elő, hogy a levéltár tagolása, a tagolt egysegek terjedelme mennyire befolyásolhatja célkitűzéseinket. Viszont nyilvánvaló, hogy fondról és állagról nem lehet és nem is célszerű ugyanazt a tipusu alapleltárt elkészíteni. Ember Győző véleménye szerint csak állagról készíthetünk alapleltárt és egyáltalában a jövőben csak állagszintü levéltári segédleteket nevezünk leltaraknak. A fentebb bőven vázolt okoknál fogva a területi levéltárak minden állagukról alapleltárat nem készíthetnek, tehát kényszerülnek Ember Győző felfogásával ellentétben fondókról is alapleltárakat felvenni és nekünk meg kell keresnünk a munka elvég-
