Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Oltvai Ferenc–Vörös Károly: A területi állami levéltárak alapleltárainak kiadásáról. • 1957. [LH 1957/3-4. 437-446. p.]
A TERÜLETI ÁLLAMI LEVÉLTÁRAK ALAPLELTÁRAINAK KIADÁSA A területi levéltárak alapiéi tárainak kiadásáról 4954. év óta foglalkozunk anyagunk leltározásával, ez alatt az idő alatt úgy a folytonosan beérkező, mint az addig az ideig őrizetünkben levő iratokat a leltárbavétel céljának megfelelően megismertük. Nyilvánvalóan emelkedett ennek a munkának a színvonala és úgy elméletileg, mint a gyakorlatban előhaladást tettünk ezen a téren. Úgy érezzük elérkezett annak az ideje, hogy alapleltáraink kiadásának tervével foglalkozzunk. Ez a terv nem érinti azt a korábban felvetett tervet, hogy sorozataink legfontosabb adatait feltüntető un. f o n d j e g y z é k e i nk e t adjuk ki előbb, A ’napról-napra megnyilvánuló tudományos és gyakorlati igények időszerűvé teszik a területi levéltárainkban összegyűjtött sorozatok alapleltárainak is valamilyen formában történő kiadását. E kiadással rámutathatunk a magyar történelem eddig alig ismert tetemes dokumentumanyagára, utalhatunk a területi levéltáraink anyagának gazdagságára és ezzel a történeti feldolgozások eddig kevésbé kihasznált lehetőségeire. Ismeretes, hogy az Országos Levéltárban öszszegyüítött levéltárak aiapleltárai milyen nagy segítséget adnak mind a levéltárosoknak, mind a kutatóknak. Ez az igény, főleg az Országos Levéltár alapleltárainak kielégítő színvonala, használhatósága alapján megnyilvánul a területi levéltárakkal szemben is. Ezt a kérdést nem tekinthetjük olyannak, mint amelyet kizárólag központi irányitó szervünknek keli megoldania, A kiadás módja, az előkészítés nem lehet csak a központ feladata. Bizonyos, hogy számos része van ennek a kérdésnek, amelyet központilag kell meghatározni, de nem vagyunk ellene annak sem, hogy a kiadásra kerülő területi levéltárak alapleltárai között az anyag levéltárán kinti sajátos természetétől függetlenül is eltérések legyenek. Tudunk arról, hogy az Országos Levéltáron kívül Budapesten előkészületek folynak az alapleltárak kiadására. így a Központi Gazdasági, a Budapesti I. és IL sz. Állami Levéltárakban dolgoznak ezen a munkán. A területi levéltárak alapieltárai kiadásának kérdését mégis külön választjuk ezektől a nagyobb és anyagukat tekintve országosabb jelentőségű levéltáraidéi, A Budapesten jelenleg folyó munkálatok tapasztalatait ezideig még nem ismerjük. Alább ennek a feladatnak néhány kérdését vetjük fel abban a reményben, hogy a munka visszhangra talál a területi levéltárak dolgozóinak körében és azt gazdag tapasztalataikkal fogják kiegészíteni. 4, Az alapleltárak bármilyen formában kiadásra történő előkészítésének egyik döntő feltétele az anyag megfelelő rendezettsége. A rendezettség alatt egy-egy sorozaton belül a számbavételi egységelmek sorszámozását, Jegy z ék elés ót értjük. Természetesen az egységeken (pl. csomók) belül nyilvántartás: rendszerüknek megfelelően rendezettek az iratok. Nyilvánvaló,, hogy ilyen színvonalú sorozatunk ma még kevés van és belátható időn belül sem lesz sok. Mégis beszélhétünk az alapleltárak kiadásáról. Az anyag egy része tehát egy-egy sorozaton belül egységenkint sorszámozott más része számozatlan, A kiadandó alapleltár rögzíti az anyagot a jelen helyzetben, a rendezettség fokára tekintettel. Elképzelhető, hogy a sorozatok egységeinek száma, nőt a sorozat összetétele akiadás után is változik. Még a kiadás előtt törekedni kell arra, hogy csak számbavételi egységenkénti anyag kerüljön leltározásra, tehát a jelenleg még köbölt anyag csomózandó, továbbá legalább a feudáliskori anyag számbavételi cgységenkint jegyzókelendő. ill. sorszámozandó. A rendezettség legalább e minimális mértékének, megvalósulásával az alapleltárak szerkezeti egysége biztosítása felé teszünk előhaladást, Amikor azt ajdvánalmat fejezzük ki, hogy legalább a feudális kori-anyagunk jegyzékefósót végezzük el, ezzel nem csak ezt az anyagot tartjuk fontosnak. Csupán azt hangsúlyozzuk, hogy anyagunk valamelyik része legyen jegyzékeit és ebből a szempontból előreláthatólag hosszú ideig lezárt. Nyilvánvaló, hogyha olyan összetett, a számbavétel szempontjából igen változatos anyagot veszünk munkába, mint egy község vagy egy vállalat anyaga, ezek még egy későbbi számbavétel során -bővülnek. Néhány állami levéltár alapleltárának átvizsgálása után az a benyomásunk, hogy a községek és a vállalatok levéltárba szállított iratainak számbavétele még korántsem kielégítő és még hosszú idő eltelik, amíg az ilyen szer- < 437
