Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Oltvai Ferenc–Vörös Károly: A területi állami levéltárak alapleltárainak kiadásáról. • 1957. [LH 1957/3-4. 437-446. p.]
vek iratai kellőkép le lesznek írva. Mindez a körülmény nem lehet akadálya a Jelenleg már alapleltározott és felülvizsgálandó anyag leltárai kiadásának. A kiadásra kerülő alapleltárak között tehát lesznek olyanok, amelyekben az egyes állagok részletes, egységenkénti jegyzékkel (csomójegyzékkel) lesznek ellátva - ez esetben e jegyzékek alapleltári összesítése képezi a kiadás feladatát és lesznek sorozatok, amelyek alapleltárai még az első felvétel-adatait tartalmazzák. A kiadás tehát azt jelentené, hogy különböző szintű alapleltárak Jelennének meg. Az Országos Levéltár alapleltárainak egyik jellemzője az egyszlntüség, ami a központílevóltárak állagainak rendezettségében mutatkozik meg. 2. Az alapleltárak kiadásának egyik döntő feltétele a biztos terminológia használata. Ez is olyan tényező, amelyben feltétlenül az egységnek kell megnyilvánulnia, A megalapozott terminológiai gyakorlat alakítja ki azt, hogy mit te leintünk egy fondnak? Alapleltárainkban ezjeléntl az egyik legnagyobb problémát. Az elmélet a gyakorlattal párosulva számos vitás kérdésben helyesen igazit el. Jelenleg azt a gyakorlatot követjük, hogy egy-egy szerv által létrehozott iratokat külön sorozatként leltározzuk. Mi történjék a szerven belül mind funkciójában, mind ügyvitelében a t fősorozattól» eltérő sorozatokkal? PL a megyei alispáni hivatalban kezelt kihágás! iratokat némely levéltár együtt leltározza a közigazgatási iratokkal. A járási főszolgabiróságon kezelt közigazgatási iratokat Jónéhányan együtt leltározták a kihágás! iratokkal, sőt a Járási tisztiorvos, Járási gazdasági felügyelő, tűzrendészet! felügyelő stb. irataival Egyik levéltárunkban a megyei számvevőség által kezelt alapokat fajtánként küfön-kűlön leltározták. Van levéltár, ahol egy leltári lapra vezették a gyűjtőkörükbe tartozó összes elemi ill. általános iskolákat Vagy egy-egy község iratain belül a közigazgatási iratokat és a képviselőtestületi' ülési jegyzőkönyveket különkülön tételszám alá veszik, Máshol a városi javadalmi hivatal által kezelt helyppnz, ásvány- és szikviz. pálinkajavadalom, bor és sör, italmórési, husjavadalom, kártya- és vigalmi Javadalom jövedelmeinek nyilvántartási könyveit és a városi adóhivatal egyes ágazatainak nyilvántartási könyveit és iratait vették külön-külön tételszám alá. Egyes levéltárak alapleltárait a fondok túltagoltsága, másokéit a különálló állagokat képező iratok egy tételszám alá vonása Jelemzi. Meg kell találni a helyes mértéket és ezt a gyakorlattal támogatott elmélet helyes alkalmazása dönti el. Ilyen problémák az Országos Levéltár sorozataiban nem merülhettek fel, mert az országos Jellegű kormányszékek szervei határozottan elkülönülnek. Az 4954-ben kiadott első alapleltározási utasításban sem gondoltak a sorozatok elkülönítésének vagy összevonásának módjára. Bizonyos, hogy alapleltárainkat ezen a téren a legnagyobb változatosság jellemzi és ezen segíteni kell éspedig úgy, hogy meg kell határozni mindazoknak a szerveknek esetében, amelyekből a területi levéltárakban anyag van, hogy mi tartozik egy-egy tételszám alá. (Fondba, állagba vagy sorozatba). Ezen a helyen nem kísérelhetjük meg, hogy a szerveket felsoroljuk, Valamennyiönk munkája szükséges ennek meghatározásához, mikor mind a jogszabályok mind a levéltári gyakorlat által követett bljárás összhangját kell kialakítani. 3. Egy-egy sorozaton belül az ir a t lél es é g ek sorrendjének, egymásután! felsorolásának egységét is ki kell alakítani, Kívánatos, hogy legalább egy-egy levéltár sorozatai iratféleségeinek felsorolásában egység nyilvánuljon meg. Van levéltár, ahol a felsorolást a Jegyzőkönyvekkel kezdik egy-^egy fondon belül, van ahol az iratok és utána a kezelési könyvele, majd a jegyzőkönyvek és egyéb nyilvántartások követik egymást. A szervek csoportjai szerint ajánlatos a sor-rendet meghatározni. Ilyen kisérletek^már történtek újabb irodalmunkban főleg a községi közigazgatási és vállalati iratok tekintetében. 4, Ugyancsak egységnek kell megnyilvánulnia a sorozatok megnevezése, elme tekintetében is, A megnevezés helyessége elsősorban a sorozatba helyezett iratok időhatárától függ. A megszűnt intézmény esetében nem kétséges a megnevezés, - azt kell használni, ami a sorozatra nézve a legjeiemzöbb, ahogyan a szervet-(amennyiben szervről van szó) működése közben nevezték. Az egyéb és időközben használt megnevezésekre nézve helyesnek látjuk, hogy az a sorozat tárgya fejezetben szerepeljen. Mi történjék azoknak a szerveknek az esetében, amelyeknek közvetlen jogelődle időközben több megnevezést is viselt? A körülményeket tekintetbe véve elengedhetetlen a sorozatok szétválasztása a nagy társadalmi, gazdasági, politikai kulturális formációk változása időszakában. Ez a sorozatok egy részének szétválasztását Jelenti. 438
