Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Megyei és városi közlevéltáraink alapleltárairól. • 1952. [LSZ 1952/2. 28-34.p.]
I- 32 -Ennek a rovatnak igen nagy jelentősége van, hiszen ebből ismeri meg a kutató legrészletesebben^ legpontosabban magát az anyagot. Nagyon lényeges ezért, hogy az iratanyagot ez a rovat a lehető legaprólékosabban tüntesse fel. Ett a célt szolgálta a LOP utasításának az a pontja, mely a könyvek és ir&tsorozatok kötésein, tábláin olvasható eredeti feliratok feltüntetését is előírta. különösen nagy jelentősége van ennek a könyvanyag esetében, hiszen tudjuk, hogy a regi irattározásbpn számos segédlet, a mai használattól elütő néven szerepelt elenchusokat indexnek neveznek, mutatókat regisztereknek, stb. Nagyon fontos tehát, hogy minden segédkönyvet a lehető legpontosabban határozzunk meg. Áll ez továbbá az újkori gazdasági Ügyvitellel kapcsolatos különféle könyvekre is, /alnaplók, főnaplók és különféle mai értelmüket többnyire már nem fedő cimek alatt szereplő egyéb pénztári, gazdasági könyvek./ Sajnos - nyilván a sürgető időhiány miatt - a kartársak ezen a ponton nem tudtak mindenhol tökéletes munkát végezni. Csaknem országszerte nehézségeket és bizonytalanságokat lehetett tapasztalni a leltározandó anyag megfelelő összefüggéseinek megállapításánál és általában az egész leltár összeszerkesztésénél. A tételek csoportosítását voltak hivatva megkönnyíteni az “utmutatókban" is ajánlott * Összesítő-lapok", vagy “gyüjtŐ-lapok". A levéltárnak sorozatok szerinti leltározása azt a veszélyt rejti magában, hogy a sorozatok egymásközti összefüggése nem domborodik ki eléggé. Ezen kívánt segíteni az Összes!tőlap. Sajnos az összesítő lapokat a kartársak - egy-két dicséretre méltó kivétellel - nem alkalmazták még ott sem, ahol a sorozatok ezt szinte maguktól kínálták. Ahol pedig felfektették az összesitőlapokat, ott is csupán a sorozatok cimét és évkörét vették fel rá, s kiaknázatlanul hagyták az összesítőlapok nagy előnyét: az azonos irattári rendszernek, az azonos kutathatóságnak, az ÖsszesitŐlapokon történő feltüntetését. A leltárak jó részén általában meglátszott az a - nyilván elsősorban időhiány terhére írandó —hiba, hogy a leltározók nem törődtek eléggé a leltározó anyag mélyebb megismerésével. A leltárak legnagyobb része különálló tételek egymás után történő felleltározása volt, ahol a belső összefüggést a legtöbb helyen csak bizonyos elnagyolt sorrendi összeállítás fejezte ki. A leltárlapok belső összefüggései azonban nem minden esetben derültek ki. Általában majd mindenhol érezhető annak a hatása, hogy a leltározók - csekély kivételtől eltekintve - elhanyagolták a levéltárrendezés történetének felderítését, így azután előfordult olyan eset, hogy évtizedekkel ezelőtt szétszakított és azután az előző levéltárosok által is különkülön névvel ellátott, valamikor egységes iratsorozat két része, mivel egymástól elhelyezés szerint távol volt, különkülön került felleltározásra is. A levéltárvezető - aki különben igen dicséretreméltó munkát végzett - ebben az esetben nem vette észre az anyagok összetartozását, nem vette észre azt, hogy bizonyos áthidaló megoldások segítségével a kétfelé szakított segédkönyvek összhangban vannak egymással. 52-10.831/Rné.
