Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Útmutató az ismertető leltár készítéséhez. • 1952. [864-135/1952 LOK]
9 -a szükséges útmutatást példánk esetében nem adja-e meg már magának az ügyosztálynak ismertetése a leltárbon, feltétlenül szükséges-e a kútfőkre is egyenkint kiterjeszkedni? Ha pl. as ügyosztály tárgya városi ügyek a kútfők pedig az egyes városokra vonatkoznak, felesleges a kútfőkig lemenni..Vagy pl. ha az ügyosztály tárgya püspökségek ügyei, az egyes kútfők pedig egyes püspökségekre vonatkoznak, szintén nem indokolt az utóbbiakat á tárgy ismertetésénél tekintetbe venni. A kutató azt a tájékoztatást, hogy X. város vagy püspökség melyik kutfőben^szerepel, ne az ismertető leltártól, fanéin az egyéb segédkönyvektől várja. Ilyen esetben az egyes kútfőkig lemenni, noha tárgyuk nem egyedi ügy, hanem egybevont ügykör, nem szükséges. l'zek szerint a tárgy kibontásában az egybevont tárgykörű levéltári egységekig is csak abban az esetben menjen le az ismertető leltár, ha az azokat egybefogó nagyobb levéltári egységek tárgyának ismertetése már adja meg a kutatónak azt az útmutatást, amely a kisebb, egységekre való kiterjeszkedést feleslegessé teszi. Mindenképpen szükséges azonban, hogy az ismertető leltár külön is foglalkozzék azokkal a kisebb levéltári egységekkel, amelyeknek tárgya elüt a nagyobb levéltári egység tárgyától. Ha pl. a nagyobb levéltári egység általánosságban jiegállapit ott tárgya a folyószabályozás, a kisebb levéltári egységek pedig az egyes folyók szabályozására vonatkoznak, de van közöttük egy, amely a tengerhajózásra vonatkozik, akitor' ezt az egyet külön is említenie kell az ismertető leltárnak. Visszatérve a példára, amelyből kiindultunk, amikor az ügyosztály kútfői nem egyediek, hanem tárgyköröket jelentenek, a fent lekben vázolt szempontok szerint kell a leltározónak mérlegelnie, hogy melyik kútfő tárgyára legyen tekintettel külön is. Ugyanez vonatkozik arra : z esetre-is, -amikor a kútfők egyik része egyedi tárgyú, másik része pedig tárgykört jelent. Az egyedi tárgyú kútfőket a tárgy ismertetése során nem vesszük figyelembe, az egybevont tárgykörnek közül pedig csak azokat, amelyeknek tárgya elüt a nagyobb Levéltári egység, példánk esetében az ügyosztály, tárgyától. -oistv • ’* Ami végül a felhozott példával kapcsolatos utolsó problémát, a vegyes könyvek kérdését illeti, ezeket az iratanyag tagolódását tükröző felsorolásban, leltári adataikkal együtt, egy tételként, külön kell felvenni. Az ügyosztály tárgyának ismertetésében pedig akkor kell rájuk tekintettel lenni, ha tárgyuk nem egyedi. Ue az egyedi tárgynak közül megemlíthetjük azokat, melyeknek fontossága' ezt akár a történelemkutatás szempont jából, akár népgazdasági vagy egyeb lényeges tekintetből indokolja. Az összevonásnak, illetve részletezésnek mértékére és módjára a fentiekben vázolt általános szempontokon t^ümenő, minden előfordu-LOL. 52 - 9110.- TN.
