Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Útmutató az ismertető leltár készítéséhez. • 1952. [864-135/1952 LOK]
- 8 -Vonatkoznak az előbb mo'ndottak elsősorban olyan, anyagra, amelyben nincs tárgyi tagozódás. Hás a helyzet azonban olyan anyagnál, ameiynek levéltári rendszere tárgyi tagozódást mutat. Ha pl. egy nagyobb levéltári egység tárgya külkereskedelem, ezen belül kisebb egységeké bor-, 'marha-, gabona-, bőr-, stb. kivitel, ez utóbbiak pedig a külföldi országok szerint, ahová a kivitel irányult, még további egységekre tagolódnak, a tárgy meghatározása ennek megfelelő részletességgel történhetik, ilyen fokú részletesség érhető el az ismertető leltárban a tárgyra vonatkozó útmutatás t.erén. További példa a kérdés megvilágítására. Tegyük^fel, hogy egy; kormányhatósági ügyosztály /departamentun/ levéltári tagolódása a következő: ülésjegyzőkönyvek évek szerint 50 kötetben, iratok évek, azokon belül kút i-ők, azokon belül tételek szerint 200 csomóban, az iratok közül kiemelt szabályrendeletek az iratok rendszere szerint 5 csomóban, lajstromkönyvek és mutatók évek szerint 50 kötetben, sorkönyvek évek szerint 5 kötetbe -, a szabályrendeletek mutatója 1 kötetben, szerelő és kelesönkönyvek évek szerint 5 kötetben, vegyes könyvek /acciusa/ 10 kötetben. E levéltári egységek közül az ülés je yzőkönyveket , lajstromkönyveket és mutatókat, sorkönyveket, szerelő- és kölcsönkönyveket,. noha egyenkint további időrendi egységekre tagolódnak, elegendő fajtán- • kint /pl. az ülés.jegyzőkönyveket nem kötetenkint, hanem együttesen/ puszta leltári adataikkal, a könyv eredeti cime, fajta szerinti magyar megnevezése, évköre, a kötetek száma/ az iratanyag tagolódását tükröző felsorolásba felvenni, - feltéve, hogy itt nincs róluk olyan további mondanivaló, ami a tárgynak, az irattári rendszernek s a kutatás módjának ismertetésébe ne^ illeszthető be. Hasonló a helyzet a szabályrendeletek mutatója esetében. • Az iratok, a szabályrendeletek és a vegyes könyvek felvétele azonban már a tárgykifejtés részletességének körébe vág. A tétel, amely vagy a legkisebb levéltári egység, vagy esetleg még t ovább tagolódik iktató számokra, minthogy tárgya valamely konkrét ügy, tehát tárgyilag egyedi, a. tárgy megállapításának nem lehet alapja, ?.á.s a helyzet a kútfőknél. Több lehetőség van. Lehetséges, hogy minden kútfő tárgya valamely konkrét ügy- Ebben az esetben a tárgy kibontásánál nem megyünk le a kútfőkig Lehetséges azonban, hogy minden kútfő több konkrét tárgyat összefogó tárgykört jelent. Ebben az esetben minden kútfőt felvehetünk a tárgy ismertetésébe, de lehetőleg nem olyan módon, hogy a kútfőket lajstromszerüen felsoroljuk, hanem úgy, hogy a haladó történetírás szempontjainak megfelelően logikus rendben csoportosítva, folyamatos szövegben ismertetjük az egész ügyosztály tárgykörét. Ennek során nem feltétlenül szükséges minden egyes kútfőre kiterjeszkednünk, sem pedig azok jelzetét megadnunk. Ne tévesszük szem elől azt, amiből kiindultunk, hogy t. az ismertető leltár célja útmutatás a kutatónak, és nem olyan tájékoztatás nyújtása, amit az egyéb segédkönyvekből," mutatókból /kútfő- vagy tétellajstromokból, csomó jegyzékekből, részletes alapleltárakból/ nyerhet. Ezt tartva szem előtt meg kell néznünk, hogy LÓK. 52 - 9110,- TN.
