Segédletkészítés, adatbázis-építés
Általános - Alapleltárak, tervezési statisztikai segédletek, raktári jegyzékek fondjegyzék szerinti rendezése. (Tudományos dolgozók konferenciája 1964.12.08-09) • 1964.11.21 [136918/1964 LOK]
562/1964. Valamennyi Állami Levéltár Igazgatójának Székhelyén. A levéltári konferencia 2. napirendi pontja kiegészítéséül közlöm az alábbiakat. * 1, Az utóbbi években levéltári anyagunkffbkozott rendszeres nyilvántartására irányuló törekvéseink eredményeképpen levéltárainkban többféle, különböző mélységű és részletességű nyilvántartás keletkezett, melyeknek folyamatos vezetése a levéltárak nyilvántartási munkájának fontos része. Ilyen nyilvántartásoknak tekinthetők az alapleltárak, a raktári jegyzékek, a tervezési-statisztikai segédletek és,végűi a levéltár végleges szerkezetét rögziteni hivatott fondjegyzékek. Mint a tapasztalat igazolja, az,anyag e nyilvántartások mindegyikében mas es mas rendszerben helyezkedik el, egyes tételeiknek sorszámozása is más és más, és ennek következtében az egyik alapján a másikban v?ló kutatás és egymás adatainak együttes felhasználása nehézségekkel jár. 2. Ennek a helyzetnek megszüntetése végett 1965. február 15-ig mindazokban ez állami levéltárakban, melyek jóváhagyott és kiadott fondjegyzékkel rendelkeznek, a fentemlitett segédleteket, illetve azok egyes tételeit kivétel nélkül mind a fondjegyzék rendszerének megfelelően kell átcsoportosítani. Abban a sorrendben, ahogyan a további állami levéltárák fondjegyzékeinek jóváhagyása megtörténik, illetve a levéltárat a Levéltári Osztály a sajtókész fondjegyzéknek nyomdába történt leadásáról értesítette, ezt a munkát az értesítéstől,számított 2 hónapon belül a többi állami levéltárban is el kell végeznie 7 ■ ' • I ’ • - ' * 5. E munka az alapleltárak eseténe a következő feladatok megoldását jelenti, a/ Ha egy alapleltári tétel teljes egészében azonos a fondjegyzék valamely fondjával, vagy abban teljes egészében bennefoglaltatik, - úgy az alapleltárlapon az alapleltári tételszám mellé az illető fondnak vagy megfelelő állagának száma Írandó. Pl n : Az X vármegye tiszti főorvosnak iratai 1814-1846, cimü 16» sz. alapleltári tétel teljes egészében azonos,az X vármegye tiszti főorvosának iratai 1814—1846. c.,IV. A. 56« fonddal. — Az alapleltárlapon a 16. tételszám mellé a IV. A.56. szám is odaírandó, Î 0 --------.. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.... ■ / Az 1. lap 0--------jeléhez : - i . 4 . . ' ' Az X vármegye közgyűlési jegyzőkönyvei és iratai 1564-1848. c., 2.sz, alapleltárlap teljes.anyaga.az X.vármegye nemesi közgyűlésének iratai 1564-1848. c., IV. A. 5« sz. fondban foglaltatik, mint annak b/közgyülési jegyzőkönyvek/ és’c/rközgyülbsi iratok/ állaga.- Az.alapleltárlapon a 2. tételszám mellé a IV. Á. 3. b. c. szám is odaírandó.
