Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. 1986. 146 p. (Ld. még: Uő: Kapitalizmuskori és szocializmuskori fondok a területi levéltárakban. ÚMKL Közlemények. III. 1988. 47-112. p.) • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. Bevezetés. • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. I. Általános rész. • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. II. Különös rész: megjegyzések az egyes főcsoportokhoz. • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. III. Példatár. • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. Jegyzetek. • 1986. [sz.n.] - Dóka Klára: Útmutató a fondjegyzékek szerkesztéséhez. Kézirat. IV. Az útmutató alkalmazásáról. • 1986. [sz.n.]
- 12 -tében az állagok évkörének meg kell egyezni a fond évkörével, a fond mennyiségének pedig a hozzá tartozó állagok mennyiségi adatainak összegével. 6 . Regisztratura jellegű fondok esetében nem kerülhetnek olyan évkörből egy-egy fondba iratok, amikor a fondképző még nem vagy már nem létezett. Ha azonban a szervhez rendeltetésszerűen kerültek működése előtti időszakból előiratok, vak y megszűnését követően keletkezett utóiratok, ezeket nem kell leválasztani, hanem évkörüket külön, zárójelben adjuk meg. Hasonló eljárást követünk az egyes szervezeti egységek iratait magukban foglaló állagok esetében is. Ha a fondképző nevében változás következett be, a fond cimében-a megfelelő év megjelölésével - mindkét nevet szerepel. tétjük, uj fond alakitása azonban nem szükséges. Hasonló a cimadás abban az esetben is, ha mennyiségi elvek alapján jogelőd-jogutód fondokat vonunk össze. A jogutóddal rendelkező fondképzők töredékes anyaga a jogutód fondjához tehető át, de ebben az ecetben a fondrendszerben elfoglalt eredeti helyén e körülményre utalni kell. Ha viszont a jorutxd anyaga töredékes, akkor ez az anyag a jogelődéhez csatolható, e tény pedig a töredék eredeti helyén ugyancsak jelölendő. Utalás esetén külön fondszámot nem kell feltüntetni. Ha a jogelődök és a jogutód iratai egyaránt terjedelmesek ás értékesek, a szerves összefüggés megteremtése érdekében levéltárakat alakitunk ki, ahol valamennyi irategyüttes önálló fondként, saját törzsszámán szerepel.
