Segédletkészítés, adatbázis-építés

Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Munkautasítás a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek kiegészítése tárgyában. • 1986.12.05 [ad 60536/-1986 XVIII. LO]

- 4 -7 .)

A

fondok, fondtöredékek

összevonáséival létrehozott gyü

j

t

emé

nyes fondon

belül

az egykori külön fondok, fond töredékei; mindegyike állagként tüntetendő fel. Működő szerv iratait nem szabad gyűjtemény jellegű fondba besorolni. A fenti módon történt összevonással kialakított, továbbá az egy fondcsoporton /levéltáron/ belül egyéb módon létrejött gyűjteményeket az illető fondcsoportban kell szerepeltetni.

Ellenben azok a gyűjtemények, amelyeknek darabjai különböző fondfőcsoportokból, vagy nem a levéltár állományából származnak, a gyűjteményi fon

dföcsoportokba

/XV.

és

XXXII./ sorolandók be.

Ha egy-egy szerviipusból mintavétel formájában vesszük át valamely fondképző iratanyagát, ebből minden esetben öná11ó fondot kell képezni.

8 .)

A kapitalista kori megyei és városi szervek fondjainak egy részét az i860, és 1871. évi korszakhatár is érinti. A túltagolás elkerülése céljából a nem időrendben csoportosított iratokat és a folyamatosan működő szakhivatalok /mérnöki hivatal, telekhivatal stb./ iratait azonban célszerű egészében abba az alperiódusba besorolni, amelyben az illető szerv működését megkezdte .

9 .)

Az 1962. évi szerkesztési alapelveknek és azok 1978. évi kiegészítésének az 1945. évi korszakhatárra vonatkozó előírásai továbbra is érvényesek. Azonban indokolt esetben /az iratok rendszere rugalmasan sem teszi lehetővé szétválasztásukat, a felszabadulás utáni iratok terjedelme igen csekély/ lehetőség van arra, hogy a kapitalista korban keletkezett, de legkésőbb 195oben megszűnt közigazgatási és jogszolgáltató szervek, egyetemek, főiskolák, állami középiskolák, egyéb nem egyházi és nem oktatási intézmények, testületek felszabadulás utáni iratai is az illető kapitalista kori fondba kerüljenek. Szükséges azonban, hogy az elvileg XXI., XXII., XXIV. és XXV. főcsoportba tartozó ilyen iratanyagra az illető szocialista kori fondfőcsoport megfelelő helyén utalás történjen.

lo .)

Az uj fond- és állagjegyzékeket mint második /harmadik/, bővített kiadásokat egységes sorozatban , az első kiadással azonos formátumban, de az egyes intézmények kiadásában kell kézirat gyanánt közzétenni. Az indokolt példányszám: 3oo-4oo. Győr- Sopron kivételével valamennyi megyei levéltár egy kötetben és