Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Munkautasítás a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek kiegészítése tárgyában. • 1986.12.05 [ad 60536/-1986 XVIII. LO]
Évtizedekkel ezelőtt, amikor az első fondjegyzékek készültek, . a fondok törzsszáma azok logikai helyével természetesen egybeesett, a további iratanyag-gyarapodás során kiosztott fondszámok viszont már nem e rendszerben követik egymást. Tájékoztatási szempontból azonban azt kell bemutatnunk, hogy az egyes korszakokból milyen szervek iratai találhatók meg a levéltárban, és másodlagos az, hogy azok átvételkor, vagy éppen az anyag átrendezésekor milyen törzsszámot kaptak. Itt is megjegyzendő, hogy a 3. pontban foglaltak szerint kijelölt pó t számke re t ek nem számítanak külön keretnek, tehát külön fondcsoportnak sem. Minden egyes pótszámkere tet az illető alapszámkeret ■ folytatásaként kell felfogni. 5 .) A különféle szakigazgatás i funkciókat ellátó szervek iratait mindig az igazgatási szervezetben elfoglalt hely szerint kell besorolni. Tehát: ha valamely feladatot előbb törvényhatósági, illetve a szocialista korban tanácsi, majd pedig minisztériumi területi szerv (vagy fordítva!) látott el, az ilyen szervek iratai - a jogelőd és jogutód összefüggés ellenére - csekély terjedelem esetén sem vonhatók össze, hanem külön-külön a IV., XXI. és XXIII., ill. a VI. és XXIV, főcsoportba sorolandók. 6 .) Regisztratura jellegű fondok esetében általában nem kerülhetnek olyan évkörből egy-egy fondba iratok, amikor a fondképző még nem vagy már nem létezett. Ha azonban a szervhez rendeltetésszerűen kerültek működése előtti időszakból előiratok vagy megszűnését követően keletkezett utóiratok, ezeket nem kell leválasztani, hanem évkörüket külön, zárójelben adjuk meg. Hasonló eljárást követünk az egyes szervezeti egységek iratait magukban foglaló állagok esetében is. Ha a fondképző nevében változás következett be, a fond cimében - a megfelelő év jelölésével - mindkét nevet szerepeltetjük, új fond kialakítása azonban általában akkor sem szükséges, ha a névváltozás bizonyos ügykörmódosulást is takar. Hasonló a címadás abban az esetben is, ha mennyiségi elvek alapján jogelőd-jogú tód fondokat vonunk össze.
