Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Munkautasítás a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek kiegészítése tárgyában. • 1986.12.05 [ad 60536/-1986 XVIII. LO]
- 2 -XXIX. Vállalatok XXX. Szövetkezetek 3 .) A fondok törzsszáma állandó: a rendezés során később kialakításra kerülő fondok a megfelelő (fondcsoportokat, -alcsoportokat jelölő) számkeretből, a már előzőleg kibontott fondok számait követően kapják számukat. Ha a fondszerkesztési alapelvekben kötelezően előirt, ill. a levéltárak által kialakított számkeretek kimerültek, az illető fondfőcsoport végén, az addig felosztott számkontingenst követően pót számk e r et ek határozandók meg. E pótszámkeretek szervesen az egyes a lapszámke retekhez tartoznak, ezért azokat az alapszámkeretek beosztása szerint célszerű megállapítani 1001-gyel, vagy ha ez nem lehetséges, 2001-gyel kezdődően. (Pl.: XXIII. Tanácsok: 1001-1100 megyei tanács levéltára, 1101-1200 megyei jogú, ill. megyei város levéltára, 1201-1500 járási tanácsok, 1501-1700 városi tanácsok levéltárai, 1701-2000 községi, nagyközségi, közös községi és nagyközségi, városi jogú nagyközségi tanácsok.) Ha a levéltári munka során kiderül, hogy egyes fondok besorolása helytelen, azok más fondfőcsoportba tartoznak, a hibákat nem kell a törzsszámok rögzítésével konzerválni. Az ilyen fondot besoroljuk a megfelelő főcsoportba, eredeti törzsszáma azonban újra nem osztható ki. Hasonlóan tilos a megszűnt törzsszámok újrafelhasználása fondszintű selejtezés, valamint kisebb fondok gyűjteményes fonddá való összevonása esetén is. 4 .) A fond- és állagjegyzék nyilvántartási és tájékoztatási céljai közül a hangsúly az utóbbira esik. Ennek érdekében - ellentétben a fondtörzskönyvvel, ahol a fondok főcsoportokon belül a fondszámok növekvő sorrendjében követik egymást - az egyes fon — dókat a főcsoportokon, csoportokon, alcsoportokon belül a hivatali hierarchiának és a logikai rendnek megfelelően, az ún. tipusszervek (pl. községek, járásbíróságok, általános Iskolák) , fondjait abc rendben kell felsorolni, függetlenül attól, hogy a fondszámok igy nem növekvő rendben következnek egymps után.
