Segédletkészítés, adatbázis-építés
Juszt Miklós - Márkusné Vörös Hajnalka: A Veszprém Megyei Levéltár által kifejlesztett kutató-nyilvántartó rendszer. LSZ 59. (2009) 1.
Jus^t Miklós-Márkusné Vörös Hajnalka pl.: település történet, családtörténet, iskolatörténet, igazgatás- és jogtörténet, táj- és kertépítészet stb. (jelenleg 28 választható témacsoportot adtunk meg), és egy szabadon megválasztható megnevezésből, ami a keresett témára, településre, névre, évszámra stb. vonatkozik. Hl kutatós^olgálati iratforgalom nyilvántartása 2008 január elejétől működik levéltárunkban a kutató szolgálati iratforgalom számítógépes nyilvántartása. A kutatószolgálati igényeknek megfelelően elkészített program igazodik a jogszabályok által előírt, eddig papíralapon vezetett nyilvántartásokhoz. Ezen felül többféle statisztika elkészítéséhez szükséges adatok lekérdezésére is alkalmas. A kutatószolgálati program keretén belül rögzíthetjük a kutatási eseményeket, így a kutató által kikért iratanyag jelzetét, raktári egységét és forgalmát lehet pontosan követni. A kért anyag kapcsolódó fondjait egy folyamatosan karban tartott fondjegyzék táblából kapjuk, mégpedig úgy, hogy egy kiválasztott fondfőcsoportból már csak az abban lévő fondokat jeleníti meg. A raktári egységeket egy-egy iratszint (fond, állag, sorozat) alá kell besorolni, de az irat meghatározása a rendszerben tovább mélyíthető. így többek között megadható az anyakönyvi vagy közgyűlési jegyzőkönyvek köteteinek évköre, kötetszáma és a megadott egységek a következő használatkor már megjelennek a választható listában. Idővel majd egy „teljes” darabszintű jegyzék áll rendelkezésre az adatbázison belül, amelyből csak ki kell választani (egy pipával megjelölni) az éppen használt iratanyagot. A teljes fondjegyzék egy CSV állományon keresztül importálható és a programon belül szerkeszthető (pl. új fond keletkezésekor). Elvileg lehetséges volna a fondjegyzéket közvetlenül az e-Archivum adatbázis tábláiból használni, azonban ezzel a lehetőséggel nem foglalkoztunk, mivel nálunk egy másik — raktári hellyel kapcsolatos — adatbázisban már eleve rendelkezésre áll a teljes iratállomány (fond, állag és sorozat szintű) megnevezése. A raktári helyek nyilvántartását sikerült beágyazni a kutatói alkalmazásba, így a kért levéltári egységeket gyorsan megtalálja a kutatószolgálati munkatárs. Nagyban megkönnyíti a kollégák munkáját, hogy a kikért iratanyag adatainak bevitelével egyben őr jegyet is nyomtathatnak, amely a kutató nevét, a kikért irategység jelzetét és azonosítóját, továbbá a kivétel időpontját tartalmazza. Minden kutatási kérelemhez tartozik két időpont, a kiemelés és a visszahelyezés dátuma, továbbá státuszjelzők, amelyek (színnel is) jelzik az iratanyag hollétét (raktárban vagy kutatónál, esetleg rendezés alatt). A program az adott kérelemhez automatikusan hozzáfűzi a kutatószolgálatos munkatárs névjegyét (bejelentkezett felhasználó azonosítóját), így visszakereshető az iratanyaggal foglalkozó, azt kiemelő és reponáló személy. Az új programot az év folyamán néhány új elemmel és szolgáltatással sikerült kiegészíteni. A kutatók adatain és a kutatószolgálati iratforgalmon túl könyvtári-, valamint a digitális és fénymásolati kérelmeket is képes kezelni. A digitális kérelem kitöltését (a kért irat pontos jelzetét, meghatározását) a kutatószolgálatos munkatárs végzi, majd a reprográfus az adatlap alapján elkészíti a kért másolatot és elhelyezi azt a hálózaton, így anélkül kommunikálhatnak, hogy kilépnének dolgozószobájukból. 22
