Segédletkészítés, adatbázis-építés
Juszt Miklós - Márkusné Vörös Hajnalka: A Veszprém Megyei Levéltár által kifejlesztett kutató-nyilvántartó rendszer. LSZ 59. (2009) 1.
A Veszprém Megyei Levéltár által kifejlesztett kutató-nyilvántartó rendszer Kutatási statisztikák, háttérelemzési lehetőségek A levéltárunkban kifejlesztett kutatói adatbázis alkalmas arra is, hogy különböző listákat, lekérdezéseket és statisztikákat hozzon létre. Ahogy korábban említettük, a levéltári hálózaton belül a lekérdezhető listák segítségével nyomon követhető a kutatószolgálat működése: például, hogy egy adott időszakban hány kutató dolgozik a levéltárban, ki mikor érkezett és távozott. Lekérdezhetjük a napi látogatói forgalmat, egy-egy kutató kutatási eseteinek számát, a levéltárunkban töltött idő hosszúságát. Statisztikát készíthetünk a kutatók foglalkozásáról, életkoráról, lakóhelyéről (mennyi a veszprémi, megyei, esetleg külföldi kutatónk). A program diagramot készít a havi kutatások számáról, átlagol, ha arra vagyunk kíváncsiak. Lekérdezhető a kutatási témák népszerűsége, de az egyes fondfőcsoportok, fondok használatának gyakorisága is A kutatószolgálat napi munkáját segíti az a lehetőség, hogy az egyes kutatási témához már eddig feltárt és kiemelt iktatószám szintű iratokat újra kilistázhatjuk. Például az utóbbi félévben többen kutatták levéltárunkban a második világháborúban lezuhant angolszász repülőgépekről és pilótáikról készült jelentéseket, anyakönyvi adatokat. A kutatási témát megadva (ebben az esetben hadtörténet) majd azt leszűkítve (angolszász repülőgépek) a rendszer az adott témában kutatók által kikért valamennyi iratanyag adatait megadja, így a kutatószolgálatos munkatársnak csupán ezeket kell áttekintenie. További lehetőségeket rejt magában a rendszer a kutatók adatainak, és a kutatási kérelemben meghatározott irategységek nyilvántartásának jövőbeni hatékony felhasználására. A kutatói adatokat tartalmazó elektronikus adatbázis ugyanis nem csupán arra nyújt lehetőséget, hogy lekérdezzük egy adott időpontban az XY kutató által megtekintett anyagot (bár már ez is nagy előrelépést jelent a papíralapú nyilvántartáshoz képest). Sokkal érdekesebbek lehetnek viszont azok a kérdések, amelyek arra vonatkoznak, hogy egy adott kutató hány, és milyen jellegű témával foglalkozott, egy témakörön belül milyen iratot, iratokat használt fel; egy-egy irattípust (térkép, anyakönyv, mikrofilm stb.) kik, milyen témával kapcsolatosan vettek igénybe. Mindezen információ lekérdezéséhez egy összetettebb kapcsolatrendszer kialakítására volt szükség. Ebben különbözik leginkább a kutatói program utolsó verziója, amely 2009 elejére készült el. Az újabb verzió tulajdonképpen funkcionálisan nem tartalmaz több lehetőséget, inkább az összegyűlt tapasztalatok fényében felmerült igények továbbfejlesztése (illetve a hibák kijavítása) történt meg. Ily módon egy szerkezetében megújult, átláthatóbb kezelői felülettel rendelkező alkalmazás lett a végeredmény, amely a jövőre nézve lehetővé teheti a kutatások (esetleg ezek eredményeinek) összekapcsolását a levéltári állomány megfelelő egységeivel. A kutatói adatbázis által nyújtott lehetőségek nem csupán a kutatószolgálati adminisztrációt könnyítik meg, hanem lehetőséget biztosítanak, hogy pontosabb ismereteket szerezzünk arról, hogy egyáltalán kik használják a levéltárat, milyen témában és milyen iratanyagok iránt nőtt meg az érdeklődés. Úgy gondoljuk, hogy mindebből következtetéseket vonhatunk le a levéltár egész munkájára vonatkozóan is, hiszen ezek az ismeretek kihathatnak mind a gyűjtőterületi munkára, mind a belső feldolgozó munkára, az új típusú kutatási segédletek kifejlesztésére, a tájékoztatás színvonalának emelésére. Reméljük, hogy ismertetésünkkel hozzájárulunk a hasonló kérdésekkel küzdő intézmények problémáinak megoldásához. 23
