Segédletkészítés, adatbázis-építés
Juszt Miklós - Márkusné Vörös Hajnalka: A Veszprém Megyei Levéltár által kifejlesztett kutató-nyilvántartó rendszer. LSZ 59. (2009) 1.
A Veszprém Megyei Levéltár által kifejlesztett kutató-nyilvántartó rendszer A program továbbfejlesztése A viszonylag nagy számban rendelkezésre álló MS irodai programcsomagok miatt kézenfekvőnek tűnt az Access használata, viszont volt más lehetőség is: az egyszerű, és könnyen kezelhető ingyenes adatbázis-kezelő rendszerek, ezek közül konkrétan a MySql, amely önmagában ugyan kevesebbet tud, mint az Access, de egy programozási nyelvvel (pl. PHP-vel) kiegészítve rendkívül rugalmasan felhasználható a legkülönbözőbb feladatok megoldására. Ez a technológia nagyon elterjedt és népszerű a honlapok és az internetes alkalmazások fejlesztőinek körében, de lehetőségeit a belső intézményi hálózaton is érdemes kihasználni. Úgy döntöttünk, hogy mi is így teszünk, a meglévő elektronikus belső nyilvántartásainkat (akkor még a kutatói és a topográfiai programokat) új alapokra fektettük. Nem kis munka volt, hiszen elölről kellett kezdeni a programok megírását és újra fel kellett építeni az adatbázist, viszont így lehetőség nyílt a már meglévő adatbázisok tervezési hibáinak kijavítására is. Az adatbázis strukturális átalakítása mindenképpen időszerű volt (a topográfiai Access adatbázisban a 100 000 körüli rekordból álló főtábla egyszerű lekérdezése is problémás műveletnek bizonyult, nem beszélve a módosításokról). A befektetett munka azonban megtérült. Az új, kliens-szerver alapokon működő rendszer kiválóan teljesít. A felhasználók kéréseinek feldolgozása (pl. adatbázisban való keresés, szűrés) a nagyobb teljesítményű szervergépen történhet, és a jogosultságok kezelése is egyszerűbb. Az intézményi hálózatra csadakozó munkaállomások bármelyikéről elérhető a központi adatbázis egy felhasználói név/jelszó páros ismeretében. Sőt az internet segítségével a Pápai Levéltárunkból szintén lehetséges a kapcsolódás, amelyet egy szoftveresen megvalósított virtuális magánhálózat kiépítése tett lehetővé. Ez jelentősen leegyszerűsíti a két telephely közötti kommunikációt és a különböző erőforrások (programok, dokumentumok) megosztását, azok közös használatát. A kutatói és a topográfiai alkalmazások mellett rendszerünk azóta egy újabb modullal, a fondok alapadatait tartalmazó törzskönyvi nyilvántartással bővült, és előkészítő szakaszban van a Tervezési és Statisztikai Segédlet elektronikus adatbázisban való megvalósítása is. A kutató-nyilvántartó program Kutatói alapadatok, nyilvántartása A program törzskönyvi részében a kutatók adatait tároljuk. A kutatói nyilvántartásban rögzítjük a kutató által kötelezően megadott adatokat (név, születési idő, lakcím, elérhetőség) és a tájékoztató jelleggel kért, de szinte minden esetben megadott információkat a foglalkozásra, munkahelyre, iskolára vonatkozóan, ami fontos a levéltár számára, hiszen így nyerhetünk képet arról, hogy kik használják a levéltárat. Az egyszer már bevitt adatokat többször nem kell rögzítenünk, mert a program képes hozzárendelni évente új engedélyszámot vagy bármely más változó adatot a már meglévőhöz. Az űrlapról egy kattintással látogatói jegy nyomtatható. A programnak ebben a részében rögzíthető a kutató érkezésének és távozásának időpontja, így bármelyik hálózati gépről nyomon követhető a kutatószolgálat működése, rögzítésre kerül a kutatók levéltárban töltött ideje, ami a levéltár-használati szokások elemzéséhez szolgáltat adatokat. A törzskönyvi részben meghatározzuk a látogató kutatási témáit, amely két részből áll: egy rögzített (az előző évek tapasztalatai által megfogalmazott), általánosabb megjelölésből, 21
