Selejtezés
XXIII. Tanácsok - Ajánlás a tanácsi iratok selejtezési mintajegyzékeiről. Útmutató. • 2005.01.24 [ad 374/2004 OL. sz.]
alapelv, hogy a nyilvántartások megőrzése mellett a vonatkozó iratanyag selejtezhető. 1.4. Az egykorú irattári tervek a szükségesnél nagyobb mennyiségű nem-selejtezhető iratot jelöltek ki, lehetőséget adva a későbbi levéltári újraértékelésre. A mintajegyzékek a történeti szempontú újraértékelés eredményeként levéltári átvételi minimumot állapítanak meg. A jegyzékben szereplő iratok körét bővíteni lehet, csökkenteni azonban nem. 1.5. A mintajegyzékekben, különösen az 1974 után keletkezett iratok esetében, az ügyviteli szempontok átértékelődése miatt a határidő nélkül irattárban maradó tételek számát növelni kell. Az önkormányzatoknak - jellegükből következően - hosszú távon sokkal több információra van szükségük saját tulajdonukról, a kezelésükbe került eszközökről és az állampolgárokról. 2. A selejtezési munka menete 2.1. A selejtezés alá vont fond, fondok kijelölése 2.1.1. A mintajegyzékek alapján végrehajtandó selejtezést a legcélszerűbb akkor megkezdeni, amikor a tanácsi iratanyag teljes egészében a levéltár őrizetébe került, így valamennyi tanácsi szint értékelését együttesen lehet elvégezni, és megalapozottabb döntést lehet hozni. 2.1.2. Elsődlegesen a testületi jegyzökönyvek hiánytalanságát, fizikai állapotát kell vizsgálni. A jegyzőkönyvi hiányok meghatározzák a selejtezés további menetét. 2.1.3. A selejtezés alá vont fondok körének meghatározásánál fontos szempont a korábban elvégzett irattári selejtezések minőségének a vizsgálata, az egykorú jegyzőkönyvek, feljegyzések alapján. 2.2. A selejtezés szintjének meghatározása A mintajegyzékek tételszintü, ügyiratszintü és ügyiraton belüli selejtezési munkára is alkalmasak. Az adott fond selejtezettségének, rendezettségének, segédletekkel való ellátásának vizsgálata alapján célszerű dönteni a selejtezési szint meghatározásáról. 2.3. A selejtezési eljárás dokumentálása 2.3.1. A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a 31.§-ban foglalkozik a levéltári selejtezés szabályaival. A (4) bekezdés értelmében az Ajánlásként közreadott selejtezési mintajegyzékek alapján végzett selejtezéshez nincs szükség terv készítésére. 2.3.2. A selejtezési eljárás befejezését követően az idézett rendelet 31.§. (5-6.) bekezdései értelmében kell a selejtezési jegyzőkönyvet elkészíteni, és azt a szakfelügyelet útján a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez továbbítani jóváhagyásra. 2.3.3. A selejtezési jegyzőkönyv záradékolásával jóváhagyott eljárás befejezéseként kell gondoskodni az iratanyag megsemmisítéséről. A személyiségi jogok védelme és a hivatali titok védelme érdekében célszerű az iratokat közvetlenül zúzdába küldeni, vagy olyan zártrendszerű feldolgozó helyre, ahol a hozzáférés kizárható. 2.3.4. A selejtezés eredményét a fent idézett rendelet 37.§-ában foglaltak szerint fogyatéki nyilvántartásba kell venni. Ugyanezen rendelet 38.§-a előírja, hogy a
