Selejtezés

XXIII. Tanácsok - Ajánlás a tanácsi iratok selejtezési mintajegyzékeiről. Útmutató. • 2005.01.24 [ad 374/2004 OL. sz.]

selejtezési eljárás során keletkezett dokumentumokat fonddossziéban kell nemselejtezhető tételként irattározni. 3. Szempontok a mintajegyzékek használatához 3.1. Az iratértékeléseknél az ideális levéltári átvételi esetből indultunk ki. Ez feltételezi, hogy: a tanácsi iratanyag hiánytalanul levéltárba került (a tanács és a végrehajló bizottság teljes jegyzőkönyvi anyaga, beleértve az előterjesztéseket és a vitaanyagokat is). Az ideálistól eltérő esetekben körültekintő előzetes vizsgálattal kell a követendő eljárást megtervezni. 3.2. A jegyzékek összeállításánál és az iratértékeléseknél számításba kellett venni, hogy a levéltári selejtezést ügyviteli, irattári selejtezés előzte meg. Ez azt jelenti, hogy az egykorú utasításban selejtezhetőnek minősített tételek az újraértékelés során már nem minősíthetők nem-selejtezhetőnek, illetve már nem találhatók meg a tanácsi iratanyagban. 3.3. Az egyes tanácsi szinteken a tükröződés elve alapján meghatározott selejtezhetőség feltételezi a magasabb szintű tanács irattári anyagának viszonylagos teljességét és a központi nyilvántartás meglétét. Nem kétséges, hogy amennyiben a beszállítások során kiderül, hogy egy megyei, vagy járási tanácsi iratanyag erősen hiányos, vagy teljesen elpusztult, a hozzá tartozó városok és községek iratanyaga felértékelődik. 3.4. A selejtezési munkát kiegészítő mintavétel elveinek és munkamódszereinek kidolgozása túlmutat a tanácsi selejtezési mintajegyzékek készítésén. A mintajegyzékekben csak a tanácsi iratokra vonatkozó, jelzés értékű ajánlások fogalmazódtak meg. 3.4.1. A jegyzékekben megjelenő mintavételi javaslatok a tanácsi iratok levéltári átvételénél is alkalmazhatók. 3.4.2. A mintavétel használatos, elfogadható módszere, ha a hatósági munka menetének, módszereinek dokumentálása érdekében, valamennyi ügykör irataiból veszünk mintát. Ebben az esetben célszerű a fond rendjének, rendszerének egysége érdekében az ilyen gyűjteményt külön sorozatként/állagként kezelni, és már a címében utalni arra, hogy intézménytörténeti forrásként összegyűjtött iratokról van szó. 3.4.3. A személyzeti iratok esetében, az utóbbi években elterjedt általános gyakorlatnak megfelelően, 75 éves selejtezhetőségi időt állapítottunk meg. Mintavételi ajánlásként javasoljuk, az életút egészére vonatkozó, teljesnek mondható ún. személyi dossziékból a válogatást. A korszak társadalmi körképének megrajzolása indokolja, hogy a történelem szereplőiről is őrizzünk meg információkat. 3.4.4. A selejtezésről felvett jegyzőkönyvben minden esetben rögzíteni kell a mintavétel konkrét szempontjait. 3.5. Az 1990 végén megalakult önkormányzatok, törvényi rendelkezés hiányában 1999-ig használták az érvényben lévő tanácsi irattári terv besorolásait és selejtezhetőségi meghatározásait. Ennek ellenére az Ajánlás az 1985-1990 között keletkezett tanácsi iratok selejtezésénél alkalmazható.