Selejtezés

IV. Megyei törvényhatóságok, szabad királyi városok és törvényhatósági jogú városok - Csobán Endre: A számvevőségi iratok selejtezése. • 1939. [LK 1939. 194-207. p.]

198 CSOBAN ENDRE szeme előtt kell lennie az Utasításnak az egész selejtezés folyamán. A betanításhoz hozzátartozik az is, hogy a selejtezők a levéltáros felügyelete alatt a selejtezésből több ízben gyakorlati próbát tartsanak, míg az elméleti és gyakorlati tudnivalók teljes birtokában nincsenek. A gyakorlati résznél nagyon fontos az Utasításban körvonalazott szempontok felismerése és alkalmazása, a selejtezés technikai lebonyolítása, a megfelelő bejegyzések a segédkönyvekben. Mindezekről a II. részben szólunk bővebben. //. A tulajdonképeni selejtezés. Ha az előkészítés gondosan megtörtént, magát a selejtezést a következő módon hajtjuk végre, A selejtezés lényege: bizonyos iratokat megtartunk, bizonyos iratokat megsemmisítésre ítélünk. Eljárásunk alapja és vezérelve az legyen, hogy a megtartott iratokból a száz, kétszáz év múlva jövő kutató is tisztán láthassa a számvevőségnek a jelzett években való működését és amennyire az íratok alapján lehetséges, magát a kort is, amelyben az iratok keletkeztek. A számvevőség működése alatt értjük az ügykezelést, az iratkezelést és legalább a fontosabb ügyekben való intézkedések menetét és eredményeit. Az egész selejtezési munkának arra kell irányulnia, hogy az említett kettős szempontot a férőhely minél gazdaságosabb kihasználásával érje el, azaz minél kevesebb iratot tartsunk meg s mégis minél teljesebb képet kapjunk a hivatal életéről a kor keretében. Ezért mindenekelőtt minden évről megtartjuk a számvevőség iktatókönyveit, főkönyveit, főnaplóit, és számadásait. Ezekben vannak iktatva a számvevőségnél képződött iratok és ezekben vannak feljegyezve a számvevőség egész évi munkájának végeredményei és bizonyos rendszer szerint csoportosított részletei is. Az iktatókönyvekben az irat tárgya és a legtöbb esetben az elintézés mikéntje is be van jegyezve egy-két szóval. A naplókban időrendben, a könyvekben számlák, alapok stb, szerint elkülönítve sorakoznak az Összes bevételek és kiadások. A számadásokban viszont mindezen pénzmozgalomnak összesítését találjuk. Ha tehát egyebet nem tennénk is, csak ezeket tartanánk meg, már akkor is átmentenénk az utókor számára a hivatal működésének csontvázát. Ez azonban nem elég, Fontosabb és jellemzőbb esetekben az intézkedések részletei is érdekelhetik a kutatót, nemcsak a végső eredmények. Az iratok és okmányok közül is meg kell tehát tartani