Selejtezés

Általános - Körmendy Lajos: A levéltári irat értéke és az iratselejtezés. • 1994. [LSZ 1994/4. 34-44. p.]

iratok nincsenek meg; 3. az elbírálásnál figyelembe veendők a tükröződések, illetve az, hogy iratban lévő információ másutt megvan-e. Angliában vezettek be először egy kétlépcsős selejtezési rendszert, amit később más országok is átvettek (pl. Norvégia). Ennek az a lényege, hogy kétszer selejteznek: először a szervnél, amikor az iratok kikerülnek a kurrens használatból, majd másodszor a levéltárban, kb. 25 év után, amikor már van „történelmi távlat".

20 A mai angol gyakorlat — pontosabban amit a Public Record Office-ban, az ottani Országos Levéltárban végeznek — nagyon közel áll az amerikaihoz.

21 Az amerikai uralkodó iratértékelési elméletet Schellenberg alkotta meg.

22 A proveniencia-elvre épülő nézetrendszer szerint a megőrzött iratoknak minimum tartalmazniuk kell az iratot létrehozó szerv működésére vonatkozó információkat. A levéltárosnak az értékelés előtt meg kell ismernie a szerv helyét az adminisztratív hierarchiában, tisztában kell lennie a szerv egészének és szervezeti egységeinek pontos funkcióival, tevékenységükkel és működésükkel (azaz a funkciók gyakorlásának eredményével), valamint azzal a szélesebb politikai-társadalmi-gazdasági közeggel, amiben a szerv működött. A konkrét értékelésnél a levéltárosnak a következő kérdésekre kell választ találnia, és a döntését meghoznia: 1. A szervben melyik szervezeti egység hozza a stratégiai döntéseket, ill. melyik határozza meg az eljárásokat? 2. Melyik egység készíti elő a döntéseket? 3. Az egyes irategyüttesek milyen funkciókat tükröznek? Az adott funkció lényeges, vagy lényegtelen? Mely irategyüttesek mutatják az összekapcsolódó funkciókat? 4. Mely iratok reprezentálják mintaként az alsóbb szintű szervezeti egységek munkáját? Ha a levéltáros a fenti szempontok szerint értékelte az iratokat, akkor kellően dokumentálta, bizonyította a szerv működését. Viszont van az iratoknak információs értékük is, ami csak a tartalom elemzésével állapítható meg, ami — ismeri el a szerző — nagyon szubjektív. A német elméleti szakirodalomból maga Schellenberg is sokat merített.

23 Itt nincs hely akár vázlatos ismertetésre sem, helyette csak két markáns nézetrendszert szeretnék ismertetni. 1972-ben az Archivalische Zeitschriftben publikálta Hans Booms azt a tanulmányát, ami mind a mai napig vita tárgya.

24 Booms nézetrendszere a pertinencia-elven alapul, és kiválóan rátapint a proveniencia-elven nyugvó elmélet gyenge pontjaira. Nézete szerint a levéltárak gyűjtőkörébe tartozó szervek tevékenységének összessége nem azonos a történelmi-politikai élet cselekedeteinek összességével. Ezért nem elegendő, ha az értékelés a proveniencia-elv szerint tagolt funkciók „iratlecsapódásait" tartja szem előtt, ehelyett annak az iratok belső tartalmi elemzésén kell alapulnia. A levéltár legfőbb feladata az, hogy az iratokból kiolvasható egyedi eseményeket össztársadalmi képbe állítsa. Hogy ezt elvégezhesse, alkalmaznia kell a modern társadalomtudományok (tehát nemcsak a történettudomány) eszközeit is. Az adott eseményt kortörténeti elemzésen alapuló értékrend szerint kell rangsorolni, mert ami most fontos, azt a jövő is nagyra értékeli, és fordítva. Hogy ez az értékelemzés megvalósítható legyen, széles szakmai összefogással létre kellene hozni egy ún. dokumentációs tervet, ahol különböző gyűjtőkörök szerint lennének meghatározva a fontos vagy karakterisztikus események, irányzatok. A dokumentációs tervet kb. 10 évenként felül kellene vizsgálni, és a megváltozott élethez kellene igazítani. Ezáltal a levéltáros kapna egy olyan objektív mércét, melynek segítségével biztonsággal tudna értékelni.

25 A fentiekkel gyökeresen ellentétes állásponton van Menne-Haritz, aki tagadja, hogy a levéltáros vagy azok egy csoportja figyelembe tudná venni az összes történeti kutatási szempontot.

26 Szerinte az értékelésnek a funkcionális 41