Selejtezés

Általános - Körmendy Lajos: A levéltári irat értéke és az iratselejtezés. • 1994. [LSZ 1994/4. 34-44. p.]

pertinencia elvén kell alapulnia. A klasszikus pertinencia-elv lényegében az iratok eredeti rendben történő fizikai együtt tartását jelenti. A funkcionális proveniencia-elv alkalmazása viszont az információstruktúrák és -összefüggések elemzését jelenti. Ezek nem feltétlenül fedik le az adott szerv szervezeti felépítését, hanem a funkciókból, feladatokból eredeteztethetők. (Egyszerűbb szerveknél valószínűleg egybeesik, a nagyobbaknál viszont, ahol bonyolult „feladatintegrációk" és „felelősségstruktúrák" vannak, már nem.) Az értékelés lényege az, hogy feltárjuk ezeket a gyakran rejtett struktúrákat, ül. összefüggéseket, és hogy kiválasszuk azokat az irategyütteseket, melyek ezeket a legjobban reprezentálják. A többi zavarná a megértést, ezért kiselejtezendő. A levéltárosnak nem szabad forrásértékelést végeznie, mert ez a kutató feladata. * * * Bármennyire is kényelmetlen, nem tudom megkerülni az állásfoglalást a proveniencia-pertinencia vitában. Az az előzőekből is kitűnik, hogy az iratok tartalmi elemzésén alapuló értékelést nem tartom megfelelőnek. Egy sor magyar példa bizonyítja ezt, amikor akkori levéltárosok a legjobb tudásuk alapján döntötték el (rosszul) a tartalmat vizsgálva, hogy mi az értékes, ül. mi az értéktelen, de vannak szép számmal külföldi tapasztalatok is.

27 A tartalmi elemzés, azaz a történeti érték meghatározása reménytelenül szubjektív marad, és ezt az sem enyhíti, ha az elemzést a levéltáros kortörténeti vélemények és ítéletek alapján végzi.

28 Bizonyos, hogy a proveniencia-elven alapuló értékeléssel sem lehet megállapítani a történeti értéket, de mivel nem a tartalomra koncentrál, hanem a funkciókra, a tevékenységre, tehát arra az információterületre, amelyre a levéltárosnak „jogosultsága" van, sokkal inkább semlegesnek tekinthető. Persze valóban megvan a proveniencia-szemléletnek az a hátránya, hogy hajlamos a bürokráciát túlértékelni, túlságosan nagy szerepet tulajdonít neki, és ezért a hivatal működését, önfenntartását mutató iratok túlreprezentáltak.

29 Tipikus hiba, hogy szinte mindent megőrizünk a felső vezetés irataiból, az alsó szinteken viszont alig hagyunk meg valamit. Ha ismerjük ezt a hibánkat, és tudatosan törekszünk a kiküszöbölésére, a veszély csökkenthető. Másrészt viszont nem lenne szabad kategorikusan kizárni az értékelésből a forráselemzést.

30 Nem minden szerv tartozik egy bonyolult hierarchiába, nem mindegyiknek van komplikált szervezete és döntési mechanizmusa, munkamegosztása. Egyes szervek csak kevésbé tagolt, de nagy terjedelmű irategyütteseket hoznak létre, ezeket selejtezni csak a klasszikus vagy a funkcionális proveniencia-elv alapján nem lenne szerencsés. Jó példa erre az amerikai Farm Security Administration (kb. Mezőgazdasági Hitel Intézet) iratainak értékelése és selejtezése. Az 1933—1943 közötti válságperiódusban ez az intézet Amerika-szerte rengeteg farmernek adott kölcsönt. Az amerikai mezőgazdaságról átfogó képet nyújtó hatalmas iratanyagot a National Archives levéltárosai mintavétellel selejtezték, méghozzá úgy, hogy külső, mezőgazdasági szakemberek és közgazdászok segítségével kiválasztottak 134, földrajzi és mezőgazdasági szempontból jellemző megyét, és csak ezeknek az iratait hagyták meg.

31 Sokkal nagyobb szakmai Összefogásra is szükség lenne, Magyarországon biztosan, de valószínűleg másutt sem sokkal jobb a helyzet. Túl sok azonos és hasonló típusú iratot őriznek a különböző levéltárak, előfordulnak gyűjtőköri átfedések is.

32 Ha pontosan tudnánk, hogy más levéltárak mit gyűjtenek, lenne remény a párhuzamok kiküszöbölésére, esetleg munkamegosztásra. Ezzel is mód nyílna a nagyobb selejtezésre, mert mindenki tudja, hogy többet kellene selejtezni. Ettől nem kellene annyira félni, ha az iratértékelés megfelelő. Egyébként 42