Rendezés

XXIII. Tanácsok - Fondok és állagok kialakítása a tanácsi iratanyagban: a Levéltári Szekció békéscsabai regionális tanácskozása. Összeáll. Jároli József. • 1982. [LSZ 1982/2–3. 241-277. p.]

Mervó Zoltánné Hajdú-Bihar megyei Levéltár A tanácsi iratok rendszerezése 1950—1954 között két fond kialakítását indokolja: 1. a tanácsnak, mint fontképzőnek és a különböző bizottságoknak, mint állagoknak kialakítását; 2. a végrehajtó bizottság iratai s ehhez kapcsolódóan állagokként a titkárság és a különböző osztályok anyaga helyezendő el. 1954 decemberétől a második tanácstörvény végrehajtásaként a struktúra változik és a tanács, valamint a vb. fondján túlmenően a szakigazgatási szervek is önálló fondot alkotnak. 1957-től a tanácsok a Minisztertanács 1058/1956. (VI. 28.) sz. határozata alapján áttértek a centralizált iktatásra és az ügyiratok alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történő iktatását vezették be. Ez az új iktatási rendszer pl. Debrecen város esetében és a kerületi tanácsoknál, ahol valóban centralizáltan, osztályokra .való tagolás nélkül iktatták az ügyiratokat, 1957-től nem volt lehetőség az anyag fondok szerinti szétválasztására. E helyett az az átmeneti megoldás született, hogy az iktatott iratokat egy új fondba helyeztük el 1957-től, míg az osztályok külön kezelt anyaga továbbra is az eredeti fondjához került. Pl a pénzügyi osztálynál költségvetések, zárszámadások, hitelnyilvántartások , adófőkönyvek stb. Hajdú-Bihar megye tanácsánál és a járási tanácsoknál nem volt szükség új fond kialakítására, miután az osztálytagolódás kivehető volt. A Hajdú-Bihar megyei Levéltárban a községi tanácsok anyaga is két fondban került elhelyezésre. Az első fond a tanácsülési jegyzőkönyveket és az állandó bizottságok jegyzőkönyveit, a második fond a végrehajtó bizottságnak és a szakágazati igazgatásnak az anyagát fogja egybe. A T. E. által felvázolt sémából nem látható, hogy a vb. jegyzőkönyvek mellett hol kapnak helyet pl. a tisztségviselők iratai, a vb. ülések előkészítésének iratai is. Hasonló a titkárság is. Funkciójából adódóan 1950—1956 között a titkárságon belül tevékenykedett az ellenőrzési és adminisztrációs csoport, a káder- és fegyelmi csoport, valamint az elnöki (adminisztrációs) csoport. A csoportok működéséből származó iratok számára is helyet kell biztosítani. A szakigazgatási szervek iratainak rendezésénél, a raktári jegyzékek összeállításánál nem lehet szerencsés megoldásnak tekinteni, hogy egy állagon belül háromszor is szerepel az 1. tétel. Ez a megoldás még akkor sem következetes, ha, mint látjuk a levéltáros fenntartott számokkal dolgozik és célja, hogy az újonnan beérkezett iratanyag besorolásakor elkerülje a korábban már besorolt iratok átszámozását. Ilyen esetekben — a számismétlések kiküszöbölése céljából - magasabb számkör számadatait kell lekötni, pl. az iktatók számára fenntartjuk a számkereteket 301-400 között, a mutatókat pedig számozhatjuk 401-től kezdődően. 268