Rendezés

Általános - Utasítás a levéltári iratanyag rendezésére. Tervezet. • 1957.03.25 [86401-10-1/1957 LOK]

"- pl «••> kerülni, A rendezés végén a külön gyűjtött töredékeket megkísérelne fejük egymáshoz illeszteni és helyüket megállapitc

:

i:.

0 A nem jelzeteit anyag rendezésének végső fázisa' időrendbe rakás a legkisebb egységeken belül* /3zt szükség esetén keletfeloldás előzheti meg, ilyenkor minden iratra azonos helyen felírjuk a megállapított dátumot./ A keltezés nélküliek a sorozat végére kerülnek, a közelebbi keltezés nélküliek az év, illetve a hónap végére^ A rendezési munkával párhuzamosan egyéb munkát /selejtezés, témafeltárás stb,/ végezni általában nem helyes* Az egyidőben végzett különböző célú munkákkal el lehet talán érni bizonyos időmegtakarítást, de a végzett munkák valamelyikének alapossága és színvonala az összekapcsolást a legtöbb esetben megsinyli

0 Nagy terjedelmű fondok vagy sorozatok esetén - ~~ -egy egész csoportra /számadási mellékletek stb./ kiterjedő selejtesést a csoportok kialakítása után, de a csoporton belüli rendezés, mintacsomózás és jelzetelés előtt szükség esetén el lehet végezni. A csoport -kon belüli rendezési munka közben kizárólag többletpéldány ök, üres űrlapok, fölös vétivek kidobására kell szorítkozni. Mintapéldányok megtartásáról mindenesetben gondoskodni kell,. 2,/

A rendezési_ mu_nka__eredmé_ny_ei

nek rögzitése^ Miután az egyes csoportokat kialakítottuk, meg kell állapita nunk végleges cimükete

Ha nincs

régi cim, a cimcegállapitás a c'Söport adatainak tárgyelemzése utján történik, A csoportok sorrendjének megállapítása a cimek összességének áttekintése után alakul ki, H^ több egymáshoz kapcsolódó szerv iratairól van szó, a főhivatal következzék előbb s azután ennek nevei, ill* előbb a centrálisabb és a fontosabb ügyeket intéző hatóságok s azután a periferikusabbak-Az alaki sorozatokat 1,/ ülésjkvt

- ek,;

2«/

beadványok, 3V fogalmazványok rendjében szokás elhelyezni* A beadványokat a küldők méltóságrendje vagy névsora szerint, a párhuzamos ügyesstályekat sz ügyosztályok névkezdőbetüje , vagy sorszama szerint^ Ha uj csoportokat hoztunk létre, célszerű ezeket megszámolni, lehetőleg ugy, hogy ez a fő és az alcsoportok alárendeltségét érzékeltesse. Családi levéltáraknál az őrzési egységeket vagy az anyag tagolódásának megfelelően nagybetű, római, arabszám. kisbetű jelzettel látjuk el, vagy folyamatosan sorszámozzuk, ebben as