Rendezés

Általános - Utasítás a levéltári iratanyag rendezésére. Tervezet. • 1957.03.25 [86401-10-1/1957 LOK]

• fi« M ^ esetben a tagolódást az egyes részek cifciei fejezik ki. Vállalati iratoknál annak legegyszerűbb múdja, hogy cso~ pcrfconkint uj.rakezdődőea arab ,r oly ós 7-3 inukkal le számoz zuk az őrzési egységeket^ Jelze telesre használhatunk betűjeleket Is, de az arabszámoV Tlkalmazáss célszerűbb, mert a számok menynyisége nem korlátozott; a betűké igen

u A voltaképeni rendezés az iratcsoportoknak a megáll 3pitott rendben való végső elrakásával zárul* Az alakjukat, vagy természetüket tekintve különleges iratok külön sorozatokba helyez' :tők el /nagyalakuak, térképek, nyomtatványok stb,/ Ilyenkor azonban arra a helyre, ahol feküdniök kellene, utaló.Lapet teszünk

t Ha olyan iratsorozatba helyezzük vissza az újrarendezett iratokat, amelynek lajstromkönyvei vannak, a reponálás mindig ennek a segédkönyvnek felhasználásával történjék, Hiszen az iratkepcse"

1 ások miatt nem lehetünk biztosak afelől, hogy az irat valóban ott feküdt-e., ah^va jelzete szerint tartozna. Ha segédkönyv nincs, akkor a meglévő sorozatnak /amelyikbe a visszahelyezés történik/ a hiányait kell folytonosan szemmeltartanunk. Vállalati iratok esetében, amennyiben az eredeti irattári rendszert állitjuk vissza,, a csomózás legfeljebb a kisterjedelmű és azonos tárgyú y 7agy legalábbis egymás után következő irattári őrzési egységeknek egy nagyobb levéltári raktári csomóba való összekötését jelentik Ha nincsen eredeti irattári rendszer, akkor a csoporton belül a tárgyak csoportosítása után végezzük el a tárgyuk szerint logikus sorrendbe szedett őrzési egységek /dossziék, füzetek stb./ öszszekapésolását, A csomózásnál, tehát a kis őrzési egységek egyesítésénél a polcmagasságnak megfelelően méretezett raktári csomók kialakítására kell törekednünk,, A rendezést kiegészítheti egyes jelzetnélküli iratoknak jelzetekkel való ellátása. Ha a rendezést több sorozatból való válogatás, levéltár-rekonstrukció előzte meg, akkó-r a kiemelt iratok régi helyére egyenkénti, vagy csoportos utalólarot teszünk s a régi sorozat lajstromkönyvébe /ha van ilyen/ beírjuk az irat uj jelzetét. Lajstromkönyv hiján az egymásnak megfelelő régi és uj jelzetek feltüntetése céljából k'nkordancia-jegyzéket készit0

nk

3